เมื่อ Excel เอ๋อ…

หลายๆครั้งเวลาเพื่อนๆทำงานใน Excel อาจพบกับอาการที่ Excel เอ๋อๆ

อาจมีหลายอาการ เช่น

• การคำนวณไม่ยอม Update เช่น ค่าที่อ้างอิงเปลี่ยนไปแล้ว แต่ค่าในผลลัพธ์ไม่ยอมเปลี่ยน
  
• มีการค้างเครื่องหมายเท่ากับไว้เลย เช่น =30*5 ดันไม่ยอมคำนวณออกมาเป็น 150 แต่ขึ้นค้างเป็น =30*5 อยู่อย่างนั้น
  

วิธีแก้ไขอาการ Excel ไม่ Update ค่า

1. ลองกด F9 เพื่อ Re-Calculate ดูก่อน เพราะบางทีเราอาจไปเผลอตั้งค่าให้ Excel ทำ Manual Calculate เมื่อกด F9 เท่านั้น (ไม่ Auto calculate)
   • ซึ่งถ้ากด F9 แล้วหาย แล้วอยากจะให้ทำ Auto Calculate ต้องไปตั้งค่าใน Excel option => Formula => Calculation Options => Automatic ซึ่ง
   • หากกด F9 แล้วไม่หาย ให้ลองกด Full Calculate โดย Ctrl+Alt+Shift+F9 ดูครับ
2. บางทีสูตรที่เขียนอาจเป็น Array Formula ซึ่งต้องกด Ctrl+Shift+Enter ในการใส่สูตร แล้วจะมีเครื่องหมายปีกกาโผล่มาใน Formula Bar แต่เราดันไปเผลอกด Enter ธรรมดา สูตร Array Formula เลยไม่ทำงาน ค่าที่ได้จึงผิด ก็เป็นไปได้ครับ

วิธีแก้ไขอาการ Excel ค้างเครื่องหมาย =

อาการนี้สาเหตุมักเกิดจากมีการปรับ Format เป็น Text เอาไว้ ดังนั้น Excel เลยมองเครื่องหมาย = ว่าเป็นข้อความ ไม่ใช่สูตร ดังนั้นวิธีแก้ คือ

1. ให้ลอง Clear Formats โดยไปที่ [Home] => Editting => Clear ==> Clear Formats ดูก่อน แล้วลองเขียนสูตรใหม่
2. ถ้ายังไม่หาย ให้ Replace = ด้วย =  โดยไปที่ [Home] => Editting =>Find & Select => Replace หรือกด Ctrl+H
   แล้วเลือกแทนที่เครื่องหมาย = ด้วยเครื่องหมาย = อีกที น่าจะหายเอ๋อแน่นอน
   

เคยบ้างมั้ย? เวลาใช้ VLOOKUP แล้ว Error แบบไม่รู้สาเหตุ???

ฐานข้อมูลหรือตารางอ้างอิงก็เห็นอยู่จะๆ ว่ามีตัว Lookup_Value ที่เรากรอกลงไป (เลข 100) และก็ดูเหมือนว่าเขียนสูตร VLOOKUP ถูกต้องหมดทุกอย่างแล้ว แต่ผลลัพธ์กลับออกมาเป็น Error ซะอย่างนั้น?

เอ ทำไมหว่า?? ….

หรือว่าผี Excel หลอก!!

ไม่ใช่หรอกครับ ผมจะบอกว่าสาเหตุนึงที่คนมักจะลืมนึกไปก็คือ ประเด็นเรื่อง “ประเภทของข้อมูล” นั่นเอง

ประเภทข้อมูลนั้นสำคัญมาก!

รู้หรือไม่ว่าพวก VLOOKUP MATCH หรือแม้แต่การใช้เครื่องหมาย = เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล 2 ตัวเข้าด้วยกัน ถ้ามันเป็นข้อมูลคนละประเภท ไม่ว่าจะหน้าตาเหมือนกันแค่ไหน Excel ก็จะถือว่าเป็นข้อมูลคนละตัวกันทันที

เราไม่สามารถรู้ประเภทของข้อมูลได้ด้วยตาเปล่า เพราะอาจถูกลวงด้วยการปรับ Format เช่น ในรูปผมปรับให้ข้อมูลอยู่กึ่งกลางทั้งหมด จึงไม่มีทางดูออกเลยว่าเป็น Number หรือ Text

วิธีที่จะเช็คได้ดีที่สุดคือใช้ฟังก์ชั่น TYPE มาเช็คครับ

ซึ่งแปลความหมายได้ดังนี้ 1 = Number   2= Text    4= Logic    16 = Error

พอลองเช็คดูจะเห็นว่าในตารางอ้างอิง ตัว ID เป็น Text แต่ใน Lookup_Value เป็น Number
นี่คือสาเหตุที่ว่า VLOOKUP หาค่า 100 ในตารางไม่เจอ ทั้งๆ ที่เรามองเห็นอยู่เต็มตาแท้ๆ !!

วิธีแก้ก็คือ ต้องทำให้ข้อมูลเป็นประเภทเดียวกัน ถ้าไม่แก้ที่ตารางอ้างอิง ก็ต้องแก้ที่ Lookup_Value

หรือ ผมอาจจะเขียนสูตรเพื่อบังคับให้มันเปลี่ยนประเภทข้อมูลเป็น Text ไปเลย โดยการใส่ &”” ก็ได้

เป็นไงบ้างครับ เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ถ้ารู้ก็ไม่ยากเลยใช่มั้ยครับ แต่ถ้าไม่รู้ก็อาจงงไปอีกนาน ^^

บทความนี้เป็นข้อสอบ Excel สำหรับนิสิต Econ Chula ที่ผมไปสอนตอนเย็นมาเป็นเวลา 5 วัน วันละ 2 ชั่วโมงครับ ใครไม่ใช่นิสิตจุฬา แต่อยากลองทำก็ลองได้เลยนะครับ 555

มีข้อสอบ 2 ส่วน อันแรก ข้อสอบ Quiz และอีกอันเป็น Mini Project ให้ทำครับ

1.ข้อสอบ Quiz : 30 ข้อ 30 คะแนน

https://goo.gl/forms/0a1EgG5swtyIP3Ch2

2. Mini Project 30 คะแนน

(ข้อนี้สามารถทำเป็นกลุ่มได้ ไม่เกินกลุ่มละ 7 คน โดยให้ใส่รายชื่อมาในไฟล์ด้วย)

เราทำหน้าที่เป็น Consult โดยบริษัท จ้างคุณให้ทำ ไฟล์ Excel เพื่อจะนำไปประกอบการทำ Presentation
เพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหาร  และได้ให้ข้อมูลดิบมาเป็น Excel ตามไฟล์ข้างล่าง

Download ไฟล์ Excel ข้อมูลดิบ => : inwexcel-x-econcu-test2

ประเด็นที่ต้องการนำไปทำเป็น Presentation Slide คือ

1. นักขายคนใดที่ขายของได้กำไรรวม (บาท) มากที่สุด
2. หาว่า นักขายผู้หญิง หรือ นักขายผู้ชาย ทำยอดขายเฉลี่ยต่อคนได้มากกว่ากัน
3. ยอดขายลูกค้าต่างประเทศ เทียบกับยอดขายในประเทศ
4. เปรียบเทียบค่า Comission ที่ต้องจ่ายให้ Sales แต่ละคน

เค้ากระซิบมาว่าฝากให้เราทำกราฟใน Excel เพื่อแสดงประเด็นดังกล่าว โดยต้องเปรียบเทียบกับข้อมูลอื่นๆ ด้วย (ไม่ได้ต้องการคำตอบเพียงอย่างเดียว) เช่น การหานักขายที่ได้กำไรสูงสุด ก็ให้ทำกราฟเพื่อเปรียบเทียบกับนักขายคนอื่นๆ ด้วย แต่ให้เน้นคนที่สำคัญให้เด่นๆ

กำหนดส่งข้อสอบทั้งสองข้อคือ 6 ธันวาคม 2559 ครับ

อย่างที่ผมเคยย้ำเสมอว่า Excel มองวันที่เป็นแค่ตัวเลขจำนวนธรรมดาตัวหนึ่งที่เปลี่ยนหน้าตาไปเท่านั้น (รายละเอียดอ่านได้ที่นี่)

นอกจากนี้ Excel จะรู้จักวันที่ในรูปแบบที่มันคุ้นเคยเท่านั้น เช่น dd/mm/yyyy หรือ dd-mm-yyyy หรือ yyyy/mm/dd หรือ yyyy-mm-dd (กรณีที่ตั้งค่า Regional Setting ใน Control Panel เป็น Thai )

ดังนั้น ถ้าหากเราใส่วันที่ในรูปแบบที่ Excel ไม่รู้จัก เช่น 2016.12.09 มันก็จะไม่มองว่าเป็นวันที่หรอกนะ นอกจากนี้จะต้องระวังเรื่องการใส่เลขปีด้วย ว่าปกติแล้วควรใส่เป็นปี ค.ศ. เสมอ (ยกเว้นจะตั้งค่าใน Number Format ให้รับ Input เป็น พ.ศ. ไทยไปเลย มีบอกวิธีท้ายบทความ)

แต่บางครั้งเราได้ข้อมูลมาจากคนอื่น (หรือแม้แต่ฐานข้อมูลที่ Office) ซึ่งดันมีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบที่แย่ๆ Excel มันก็เลยไม่รู้จัก เราก็เลยต้องยื่นมือไปช่วยหน่อยแล้ววววว!!!

นี่คือ 7 วิธีที่จะรับมือกับวันแย่ๆ ครับ

สมมติว่ากรอกวันที่แย่ๆ อยู่ในช่อง A1 นะครับ

วันแย่แบบที่ 1 : YYYYMMDD โดยปีเป็น ค.ศ.

วิธีแก้อาการนี้ ทำง่ายๆ ครับ โดยใช้ความรู้เรื่องฟังก์ชั่น TEXT กับ Custom Format มาช่วย ได้ดังนี้

=TEXT(A1,”0000-00-00″)*1 จะได้เป็นตัวเลขที่ถูกต้องแล้ว แต่ถ้าอยากเห็นเป็นวันที่ ก็ให้ Format เป็นวันที่เป็นอันจบ

วันแย่แบบที่ 2 : YYYYMMDD โดยปีเป็น พ.ศ.

วิธีแก้ ผมแนะนำ 2 วิธีแล้วกัน

แบบแรก ตัดทีละส่วนแล้วรวมกันด้วย DATE จะได้ว่า

=DATE(LEFT(A1,4)-543,MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2))

แบบที่สอง ใช้ TEXT เหมือนเดิม จะได้ว่า

=TEXT((LEFT(A1,4)-543)&RIGHT(A1,4),”0000-00-00″)*1

วันแย่แบบที่ 3 : DDMMYYYY โดยปีเป็น ค.ศ.

คล้ายกับวิธีที่ 1 ครับ แต่ปรับ Format เล็กน้อย

=TEXT(A1,”00-00-0000″)*1

วันแย่แบบที่ 4 : DDMMYYYY โดยปีเป็น พ.ศ.

คล้ายกับวิธีที่ 2 ครับ มี 2 วิธี

แบบแรก =DATE(RIGHT(A1,4)-543,MID(TEXT(A1,”00000000″),3,2),LEFT(TEXT(A1,”00000000″),2))

แบบที่สอง = TEXT(LEFT(TEXT(A1,”00000000″),4)&RIGHT(A1,4)-543,”00-00-0000″)*1

วันแย่แบบที่ 5 : มีสัญลักษณ์ประหลาด เช่น .

กรณีเป็น ค.ศ :

วิธีแก้ง่ายมาก ก็แปลงจุด (หรือสัญลักษณ์อะไรก็แล้วแต่) ให้เป็นตัวที่ Excel รู้จักเช่น – ด้วย SUBSTITUTE ก็พอครับ

=SUBSTITUTE(A1,”.”,”-“)*1

กรณีปีเป็น พ.ศ.

หลักการก็คือทำให้ . หายไปก่อนด้วย =SUBSTITUTE(A1,”.”,””) แล้วเอาไปเข้ากรณีวันแย่แบบที่สองครับ ซึ่งจะได้ว่า

=DATE(LEFT(A1,4)-543,MID(SUBSTITUTE(A1,”.”,””),5,2),RIGHT(A1,2))

อีกแบบก็จะได้ว่า

=TEXT((LEFT(A1,4)-543)&RIGHT(SUBSTITUTE(A1,”.”,””),4),”0000-00-00″)*1

วันแย่แบบที่ 6 : เลขปีเขียนแบบย่อ จาก YYYY เหลือแค่ YY 2 ตัวหลัง

เช่น DDMMYY โดยปีเป็น ค.ศ. แบบนี้เราก็ต้องรู้ก่อนว่า ปีเป็น 19YY หรือ 20YY

ถ้ามั่นใจว่าเป็น 20YY ก็ทำแค่นี้พอ =TEXT(A1,”00-00-00″)*1

แต่ถ้าเป็น 19YY ก็อาจจะต้องเติมตัวเลข 19 ให้มัน เช่น =DATE(“19″&RIGHT(A1,2),MID(TEXT(A1,”000000″),3,2),LEFT(TEXT(A1,”000000”),2))

วันแย่แบบที่ 7 : ข้อมูลต้นทางมีหลายรูปแบบผสมผสานกัน!!

แบบนี้ ถ้าคิดว่ามีเครือ่งหมายประหลาดอะไรก็แนะนำว่าให้ใช้ SUBSTITUTE ตัดทิ้งให้หมดก่อน

หลังจากนั้นคุณต้องเขียนสูตรเพื่อตรวจเช็ครูปแบบแล้วล่ะ
เช่น ใช้ LEFT RIGHT เช็คดูว่าเลขน่าจะเป็น ค.ศ. หรือ พ.ศ.? และมีกี่ตัวอักษร??

จากนั้นค่อยเอาไปใช้ IF หรือ CHOOSE เพื่อเลือกสูตรที่เหมาะสมต่อไป

แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์แบบนี้จริงๆ ไปแก้ตั้งแต่ต้นเหตุดีกว่า ว่าทำไมถึงกรอกข้อมูลได้มั่วขนาดนี้!!!!

อย่างน้อยก็ควรใส่ Data Validation ไว้บ้างนะครับ เช่น

เทคนิคแถม : คนกรอกข้อมูลดึงดันจะกรอกเป็น พ.ศ.

อย่างที่บอกว่าเราควรกรอกข้อมูลเป็น ค.ศ. เสมอ แต่ถ้าคนกรอกดึงดันว่าจะกรอก พ.ศ.ล่ะ !!?

วิธีที่ทำให้กรอกข้อมูลเป็น พ.ศ. แล้วข้อมูลไม่เพี้ยน คือต้องเลือก Cell ช่องนั้นๆ แล้วเลือก Number Format ดังนี้ครับ

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ กับเทคนิคการรับมือกันวันแย่ๆ ใน Excel ผมหวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ นะครับ

หากใครมีเทคนิคอื่นๆ ในการจัดการกับปัญหาเรื่องวันที่ อย่าลืมแชร์กันให้ผมและเพื่อนๆ รู้บ้างนะครับ เพราะปัญหาหนึ่งๆ มันมีหลายทางแก้ไขแน่นอน ^^

Excel ความเร็วแสง

หากมนุษยชาติมีภารกิจจะต้องเดินทางไปยังดวงดาวในอวกาศอันไกลโพ้น… พวกเขาจะทำอย่างไร?

เหล่านักบินอวกาศมีทางเลือกหลายทาง ตั้งแต่

1. เดินทางไปเลย เตรียมเสบียงไปเต็มที่ กำลังใจมาเต็ม ซักวันคงเดินทางถึง!
2. ตัดใจ ยอมแพ้กับภารกิจ อยู่บ้านเฉยๆ ดีกว่า
3. พัฒนาวิธีเดินทางด้วยความเร็วแสงให้ได้!

ถ้าทำได้ทุกคนคงอยากจะเลือก ข้อ 3 จริงมั้ยครับ?

ในชีวิตของการใช้งาน Excel ก็เช่นกัน… หลายครั้งเราทำงานกับข้อมูลจำนวนมหาศาล
เปรียบได้กับภารกิจการเดินทางอันแสนไกลของนักบินอวกาศ…
เช่น ต้องใช้ VLOOKUP Map ข้อมูลที่มีหลายหมื่น หลายแสนบรรทัด คุณจะทำอย่างไร?

1. นั่งรอไป ซักวันนึง เจ้า % Calculate จะกระดิกไปถึง 100% ในที่สุด พร้อมกับพลังในตัวของคุณที่หมดลง
2. ไม่ยุ่งกับข้อมูลเยอะๆ เด็ดขาด
3. เรียนรู้วิธีใช้เทคนิค Excel ความเร็วแสง!

Excel ความเร็วแสง คือเทคนิคหลายอย่างที่ผมจะรวบรวมไว้เป็น series เรื่องการทำงานใน Excel ให้เร็วขึ้นโดยเฉพาะ

แล้ววันนี้ผมจะนำเสนอเทคนิคเด็ด นั่นคือ วิธีการใช้ VLOOKUP ความเร็วแสงครับ ซึ่งแม้จะเคย Post เรื่อง VLOOKUP เร็ว 100 เท่า มาแล้ว แต่ขอเอามาขัดเกลาให้อ่านง่ายขึ้นอีกครั้ง อันนี้อ่าน 5-10 นาทีจบ ทำได้เลยแน่นอนครับ!

เทคนิค VLOOKUP ความเร็วแสง

เทคนิคในบทความนี้จะเน้นว่ากันด้วยวิธีปฏิบัติล้วนๆ ทฤษฎีใส่ให้บางๆ เท่านั้ย หากอยากเข้าใจที่มาที่ไปแบบละเอียด สามารถไปอ่านใน Post เก่าได้นะครับ

เอาล่ะ จะ VLOOKUP ให้เร็วขึ้นทำได้ยังไง? ก่อนอื่น ต้องเข้าใจว่า VLOOKUP มี 2 แบบ คือ

1. แบบ Approximate Match (เลือก Range Lookup เป็น TRUE หรือ 1) ซึ่งทำงานเร็วมาก และสามารถให้ผลลัพธ์ที่ไม่ตรงกับ Lookup_Value มาได้ด้วย ข้อควรระวังคือ คอลัมน์แรกของตารางอ้างอิงต้องเรียงจากน้อยไปมากเท่านั้น
2. แบบ Exact Match (เลือก Range Lookup เป็น FALSE หรือ 0) ซึ่งทำงานช้ามาก แต่ให้ผลลัพธ์แม่นยำ

เรื่องของเรื่องคือ เวลาคนส่วนใหญ่ Map ข้อมูลแบบต้องให้ผลลัพธ์เป๊ะๆ ก็จะใช้แบบ Exact Match นี่แหละ (เพราะมันแม่น) แต่ผมจะบอกว่าถ้าข้อมูลมีเยอะมาก คุณควรใช้แบบ Approximate Match แทนครับ!

หลักการคือ

1. เรียงข้อมูลในตารางอ้างอิง ให้คอลัมน์แรก (ที่เอา Lookup Value ไปหา) เรียงจากน้อยไปมากก่อน (สำคัญสุดๆ!!!)
2. เขียนสูตร VLOOKUP แบบ Approx. เพื่อดึงค่าคอลัมน์ที่ต้องการกลับมา
   • เขียนว่า =VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,คอลัมน์ที่ต้องการ,TRUE)
     ผลลัพธ์จะคำนวณร็วมาก แต่บางบรรทัดจะผิด คือ ควรจะเป็น #N/A แต่ให้ค่าเกินมา
3. เราแก้จุดผิด โดยการใช้ VLOOKUP แบบ Approx. ดึงค่าคอลัมน์แรกกลับมาเช็คกับ Lookup Value มาตรงกันหรือไม่?
   โดยใช้ IF มาช่วยเช็คว่าถ้าตรงกันแสดงว่าเป็นค่าที่เชื่อถือได้ ถ้าไม่ตรงกันแสดงว่าไม่ควรใช้
   • เขียนดึงคอลัมน์แรก =VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,1,TRUE)
   • เช็คว่าตรงกับ Lookup Value หรือไม่? ว่า =VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,1,TRUE)=คำค้นหา
4. ถ้าตรงเชื่อได้ ถ้าไม่ตรงเชื่อไม่ได้
   1. เชื่อได้ ต้องเอาค่าคอลัมน์ที่ต้องการกลับมา =VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,คอลัมน์ที่ต้องการ,TRUE)
   2. เชื่อไม่ได้ ให้เป็น #N/A โดย =NA()

สรุปสูตรสุดท้าย
=IF(VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,1,TRUE)=คำค้นหา,VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,คอลัมน์ที่ต้องการ,TRUE),NA())

ตัวอย่าง

ในช่อง B11 ผมเขียนสูตรได้ว่า

=IF(VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,1,TRUE)=คำค้นหา,VLOOKUP(คำค้นหา,ตารางอ้างอิง,คอลัมน์ที่ต้องการ,TRUE),NA())

=IF(VLOOKUP(A11,$A$1:$B$6,1,TRUE)=A11,VLOOKUP(A11,$A$1:$B$6,2,TRUE),NA())

จะได้ผลลัพธ์เป็น สมกอตต์ ถูกต้องครับ! และถ้าเป็น B10 ก็จะต้อง #N/A ถูกต้อง เช่นกัน เพราะไม่มีค่า p002x ในตารางอ้างอิง

ก่อนจากกัน

เป็นยังไงบ้างครับกับเทคนิค VLOOKUP เร็วความเร็วแสง หากมีตรงไหนไม่เข้าใจก็ถามได้ครับ
และหากถูกใจ อย่าลืมบอกเพื่อนๆ ให้มาวิ่งไปสู่จุดหมายด้วยความเร็วแสงด้วยกันนะครับ !!

Warp !!

ผมไม่รู้ว่าจะเป็นไปได้มั้ย? แต่ก็อยากลองให้อ่านดูครับ ด้วยการคัดเลือกเคล็ดลับที่สำคัญในการใช้ Excel มีทั้งง่ายและยากปนกัน มันต้องมีบางอันที่ช่วยปลดล๊อคความสามารถของคุณบ้างล่ะ ลงทุนเวลาอ่านซัก 30 นาที รับรองว่าจะได้เวลาคืนมาอีกเพียบครับ !!

หมายเหตุ : จุดประสงค์ในบทความนี้จะเน้นให้คุณไม่พลาด Concept เจ๋งๆ ซึ่งบางทีอาจไม่สามารถอธิบายโดยละเอียดได้ในบทความเดียว ดังนั้นถ้าอ่านแล้วยังสงสัยในวิธีทำ ก็สามารถ Google หาวิธีทำละเอียดจาก Keyword ได้เลยครับ

เคล็ดวิชา 1 : หลักคิดพิชิตทุกปัญหา

หลักการนี้ คือ สิ่งที่ผมใช้ในการแก้ปัญหาเกือบทุกๆ อย่างใน Excel ซึ่งหลักการเหล่านี้เป็นแก่นที่แฝงอยู่ในเคล็ดลับข้ออื่นๆ ด้วย

• หาเป้าหมายหรือโปรเจคที่อยากจะทำให้ได้ การเรียนรู้แบบมีเป้าหมาย จะช่วยให้เรียนรู้ไวและจับต้องได้มากกว่าอ่านเฉยๆ
• คิดย้อนกลับจากเป้าหมาย (Backward Thinking)
  • เมื่อต้องการผลลัพธ์อะไรก็ตาม ให้คิดย้อนกลับว่าเราจะไปถึงเป้าหมายนั้นด้วยวิธีใด
  • เช่น หากอยากเขียนสูตรที่สามารถดึงค่าชื่อ Sheet ได้
    • เราอาจไปรู้มาว่า ฟังก์ชัน =CELL(“filename”,A1) จะให้ชื่อ Sheet กลับมาได้
    • แต่มันดันให้ค่ากลับมา ในรูปแบบของ –>  path[ชื่อไฟล์.สกุล]ชื่อsheet
    • ทีนี้ก็ต้องมาคิดต่อว่าจะเอาออกมาแต่ ชื่อSheet อย่างเดียวได้ยังไง?
• แบ่งงานใหญ่ให้เป็นงานย่อย (Divide & Conquer)
  • หากงานหนึ่งๆ ที่จะทำมันยากและซับซ้อนเกินไป ให้แบ่งมันเป็นงานย่อยๆ ที่เราเข้าใจและจัดการกับมันได้
  • เช่น เป้าหมาย คือ ดึง ชื่อSheet ออกมา จาก path[ชื่อไฟล์.สกุล]ชื่อsheet
    • เราก็ต้องคิดต่อว่า ตัวเราเองรู้ได้ไงว่าชื่อSheet อยู่ไหน? ซึ่งมันอยู่เครื่องหมาย ] นั่นเอง
    • ซึ่งอาจใช้ FIND หาตำแหน่ง ]
    • แล้วเอา LEN RIGHT มาช่วยตัดชื่อ Sheet ออกมา อีกที
  • ฟังก์ชันไหนใช้ไม่เป็น ก็ค่อยๆ หาทางเรียนรู้เพิ่มเติม
    • สมมติว่าคุณยังไม่รู้ฟังก์ชันใน Excel เท่าที่ควร
    • ลองตั้งเป้าในการเรียนรู้ฟังก์ชันใหม่ๆ เพิ่มขึ้นวันละ 1 ตัวดูมั้ยล่ะครับ?
    • แค่ 1 เดือน คุณก็รู้ฟังก์ชันมากมายมหาศาลแล้ว
    • การแบ่งทำวันละ 1 อัน มันดูเป็นไปได้มากกว่าการเรียนฟังก์ชัน 30 ตัวเยอะครับ!
• ใช้ Excel ภาษาอังกฤษ และเรียนรู้ศัพท์เทคนิคภาษาอังกฤษเอาไว้
  • Keyword ที่ผมจะให้ในบทความนี้ก็จะเป็นภาษาอังกฤษนะครับ
  • Google หาคำตอบ ด้วยภาษาอังกฤษ จะเจอคำตอบง่ายกว่าเยอะครับ

เคล็ดวิชา 2: การเขียนสูตรคือ อะไรกันแน่?

• การเขียนสูตรคือ “การดึง” ไม่ใช่การผลัก
  • อยากให้ผลลัพธ์แสดงในช่องไหน ต้องเขียนสูตรช่องนั้น
  • หากเราจะเขียนสูตรให้ช่อง B3 แสดงค่าอะไรซักอย่าง เราต้องเขียนสูตรที่ B3 เท่านั้น
  • ไม่สามารถไปเขียนสูตรที่อื่นแล้วผลักค่าไปที่ช่อง B3 โดยที่ B3 ไม่เขียนอะไรเลย (ถ้าจะทำต้องใช้ VBA สั่ง)
  • การดึงค่าแบบตรงๆ นี่แหละ ช่วยให้เราไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำๆ กันหลายที
  • เรา”ดึงค่า” จาก Cell ไหนก็ได้ โดยกด = แล้วจิ้ม Cell ที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ Sheet เดียวกัน/Sheet อื่น/ไฟล์อื่นก็ได้
• นอกจากจะดึงค่าตรงๆ แล้ว สิ่งที่ต้องทำก็ไม่พ้นการเอามาใส่สูตรเพื่อ “ผูกความสัมพันธ์” เพื่อสร้างผลลัพธ์บางอย่าง
  • ความสัมพันธ์ อาจเป็นสิ่งที่เป็นสากล เช่น การคำนวณทางคณิตศาสตร์/วิทยาศาสตร์ หรือ
  • ความสัมพันธ์ อาจเป็นสิ่งที่เราคิดหรือตั้งเกณฑ์ขึ้นมาเอง เช่น การประมาณการยอดขาย เป็นต้น
• เราไม่สามารถที่จะทำให้ Cell หนึ่งๆ เป็นทั้งสูตร และเป็นทั้งช่องกรอกข้อมูลพร้อมๆ กันได้ (ถ้ากรอกข้อมูลทับสูตรจะหายไป)
• สุดท้ายแล้ว จงมองให้เห็น Flow ของข้อมูล ที่ถูกเชื่อมด้วยการเขียนสูตรผูกความสัมพันธ์
• การแยกพื้นที่ระหว่าง Input และ Output ออกจากกันอย่างเป็นระเบียบ จะช่วยให้ Flow ของข้อมูลเป็นระเบียบและแก้ไขได้ง่าย

เคล็ดวิชา 3: แก้ Format ไม่เกี่ยวกับ Content

• เรื่องของ Format เป็นแค่การกำหนดรูปแบบการแสดงผลให้เราเห็น Content ในรูปแบบที่เปลี่ยนไปตามต้องการ
  • คล้ายกับการเปลี่ยนเคสของมือถือ หรือ เปลี่ยน Theme ของ App Line นั่นแหละ
• ตัวอย่างเช่น
  • หากเราเขียนใน A1 เป็น 3.5
  • แล้วเขียนใน A2 ว่า =A1 (จะได้ 3.5 เหมือน A1)
  • จากนั้นเปลี่ยน Number Format ลดทศนิยมใน A1 จะเห็นเป็นเลข 4 (เพราะ 3.5 ปัดขึ้นเป็น 4)
  • ค่าที่แท้จริงใน A1 ยังคงเป็น 3.5 อยู่ดี เช่นเดียวกับค่าใน A2 (ที่ดึงค่าใน A1 ไปแสดง)
• เรื่องของ Format กับ Content จะถูกพูดถึงอย่างเด่นชัดอีกทีในเคล็ดวิชาที่ 6 เรื่องวันที่และเวลาครับ

เคล็ดวิชา 4: ประเภทของข้อมูลนั้นสำคัญยิ่ง!

• ประเภทข้อมูลมี 4 แบบหลักๆ คือ Number, Text, Logic, Error
• เช็คประเภทข้อมูลด้วยตาเปล่าไม่ได้ ให้ใช้ฟังก์ชัน TYPE มาช่วย จะได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข
  • 1 = Number, 2=Text, 4= Logic, 16 = Error
• หากข้อมูลเป็นคนละประเภทกัน แม้จะดูเหมือนกัน แต่ Excel จะถือว่าไม่เท่ากัน เช่น พวกนี้จะได้ FALSE ทั้งหมด
  • “10”=10
  • 1 = TRUE
  • 0 = FALSE
• เช่นเดียวกับการใช้ Lookup Function อย่าง VLOOKUP และ MATCH ที่จะหาเจอเฉพาะข้อมูลประเภทเดียวกันเท่านั้น
• Input หรือ Argument ของฟังก์ชันต่างๆ ก็จะต้องการประเภทข้อมูลที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจง ต้องใส่ข้อมูลให้ถูกประเภท
• นอกจากนี้ ผลลัพธ์ของฟังก์ชันต่างๆ ก็จะให้ประเภทข้อมูลที่แตกต่างกันด้วย

เคล็ดวิชา 5: Operator ใช้แปลงประเภทข้อมูลได้

• Operator แต่ละประเภท เมื่อนำไปประกอบกับในสูตร จะให้ “ประเภทผลลัพธ์ของข้อมูล” ที่แตกต่างกัน
• Arithmetic Operator  เช่น +, -, *, /, ^, % เอาไว้คำนวณ
  • ทำให้ผลลัพธ์เป็น Number
  • ทำได้หลายแบบ ยังไงก็ได้ให้ผลลัพธ์ไม่เพี้ยน เช่น *1,+0,-0,/1
    • แต่ที่นิยมคือ ใช้การ *1 หรือ — นำหน้า
    • =”100″*1 จะได้ 100 (เป็น Number)
    • =–TRUE จะได้ 1 (เป็น Number)
• Text Operator เช่น & เอาไว้เชื่อมข้อความ
  • ทำให้ผลลัพธ์เป็น Text
  • เช่น 200&”” จะได้ “200” (เป็น Text)
• Comparison Operator เช่น >, =, <, >=, <=, <>
  • ทำให้ผลลัพธ์เป็น Logic
  • เช่น =500>1000 ได้ FALSE
• Range Operator เช่น , (comma) : (colon)  (space) เอาไว้เชื่อม Cell Reference
  • ทำให้ผลลัพธ์เป็น Cell Reference/Range
    
  • comma เชื่อมแบบไม่ต่อเนื่อง เช่น C10,D12
  • colon เชื่อมแบบต่อเนื่องกัน เช่น A1:B5
  • space เอาส่วนที่ทับซ้อนกัน เช่น A2:E3 C1:D5 จะได้ C2:D3
• Tips : ข้อมูลที่มี Error เช่น #DIV/0!, #N/A, #NAME?
  • ทำให้ผลลัพธ์ Error ตามไปด้วย
  • นอกจากจะใช้ฟังก์ชันพวก ISERROR, IFERROR เข้ามาช่วย

เคล็ดวิชา 6: วันที่และเวลา คือ ตัวเลข จำนวนเต็มและทศนิยม ที่เปลี่ยน Format ไปเท่านั้น

• Excel จะมองวันที่เป็นแค่เลขจำนวนเต็มธรรมดาๆ และมองเวลาเป็นทศนิยม (ส่วนหนึ่งของวัน)
  • วันที่ 1/1/1900 (ค.ศ.) เวลา 0:00 เป็นเลข 1
  • วันที่ 1/1/1900 (ค.ศ.) เวลา 12:00 เป็นเลข 1.5
  • วันที่ 2/1/1900 (ค.ศ.) เวลา 0:00 เป็นเลข 2
  • วันที่ 2/1/1900 (ค.ศ.) เวลา 12:00 เป็นเลข 2.5
• จะแปลงตัวเลข เป็นวันที่/เวลา หรือกลับกัน ทำได้ง่ายๆ โดยการเปลี่ยน Number Format
• ดังนั้นการหาระยะห่างของวัน 2 วัน จึงเอาวันที่มาลบกันตรงๆ ได้เลย เช่น
  • A1=28/11/2016 และ A2=4/12/2016
  • ระยะห่าง = A2-A1 = 6 วัน
  • เพราะค่าที่แท้จริง คือ A1=42702 และ A2 = 42708
• ดังนั้นถ้ามีวันที่+เวลาอยู่ใน Cell หนึ่งๆ เช่น A1
  • จะแยกวันออกมาใช้ INT เอาจำนวนเต็ม นั่นคือ =INT(A1)
  • จะแยกเวลาใช้ MOD หาร 1 เพื่อเอาทศนิยม นั่นคือ =MOD(A1,1)
• เวลา Input ข้อมูลวันที่ Excel จะตีความปีที่กรอกเป็น ค.ศ. (ยกเว้นไปตั้งค่า Format Cell นั้นๆ เป็นปฏิทินไทย แล้วเลือก Input dates according to selected calendar จะสามารถกรอกเป็น พ.ศ.ได้)

เคล็ดวิชา 7: การใส่ $ ใน Cell Reference

• เมื่อทำการ Copy สูตรที่มี Cell Reference อยู่ในสูตร จะทำให้ Cell Reference เลื่อนตำแหน่งตามทิศทางการ Copy/Paste โดยอัตโนมัติ
• หากไม่อยากให้เลื่อนต้องใส่เครื่องหมาย $ ลงไปใน Cell Reference (กด F4 ช่วยได้ สามารถกดวนรูปแบบได้ 4 อย่าง)
• หากมี $ หน้าอะไร ถือว่าตัวนั้นจะไม่เลื่อน เช่น
  • A1 –> Column เลื่อน, Row เลื่อน เรียกว่า Relative Cell Reference
  • $A$1 –> Column ไม่เลื่อน, Row ไม่เลื่อน เรียกว่า Absolute Cell Reference
  • A$1 –> Column เลื่อน, Row ไม่เลื่อน เรียกว่า Mixed Cell Reference
  • $A1 –> Column ไม่เลื่อน, Row เลื่อน เรียกว่า Mixed Cell Reference
• หลักคิดสำคัญเพื่อไม่ให้งง ว่า เมื่อไหร่ต้องใส่ $ ยังไง คือ ใช้หลักการ Divide & Conquer
  • โดยพิจารณามองทีละ Cell Reference
  • แล้วคิดทีละทิศคือ แนวนอน และ แนวตั้ง โดยถามคำถามว่า…
  • ถ้า Copy Cell นี้ไปทางขวา เจ้า Cell Reference ที่กำลังอ้างถึงอยู่ควรจะเลื่อนทางขวาด้วยมั้ย?
    • ถ้าไม่ควร ก็ใส่ $หน้ารหัสคอลัมน์
    • ถ้าควร ก็ไม่ใส่ $หน้ารหัสคอลัมน์
  • ถ้า Copy Cell นี้ลงข้างล่าง เจ้า Cell Reference ที่กำลังอ้างถึงอยู่ควรจะเลื่อนลงด้วยมั้ย?
    • ถ้าไม่ควร ก็ใส่ $หน้าเลขแถว
    • ถ้าควร ก็ไม่ใส่ $หน้าเลขแถว

เคล็ดวิชา 8: การทดข้อมูล / ทดสูตร / Helper Column ช่วยได้มาก

• การทดข้อมูล คือ การประยุกต์เอาหลัก Divide & Conquer มาใช้แบบหนึ่ง
  • การเขียนสูตรแบบซับซ้อน จริงๆ แล้วเราไม่จำเป็นต้องเขียนสูตรยาวๆ ในทีเดียว แต่เราเขียนสูตรทีละส่วน (โดยให้อ้างอิงถึงกัน) แล้วค่อยจับนำมารวมกันภายหลัง
  • เช่น อยากดึงค่าบางอย่างจากที่อื่นมาไว้ใน Cell ที่กำหนด
    • เราสามารถใช้ INDEX ได้ ในรูปแบบ =INDEX(array,row_num,column_num)
    • และใน row_num และ column_num เราต้องการให้มันมีความเป็น Dynamic โดย Link กับ Dropdown List ที่ User เลือก ดังนั้นเราจะใช้ MATCH มาช่วย
    • แต่แทนที่จะเขียน MATCH ลงไปใน INDEX เลย เราสามารถเขียนแยกไว้ในอีก Cell เพื่อลดความงง
    • พอเขียนเสร็จ ตรวจแล้วทำงานถูกต้อง ค่อยจับนำมารวบรวมกับ INDEX ทีหลัง
  • การทำแบบนี้ ฝรั่งเรียกว่า Mega Formula ซึ่งจะช่วยให้เราจะดูเทพขึ้นมาทันที !! 555
• Helper Column ก็เป็นหนึ่งในรูปแบบของการทดเหมือนกัน มันคือการสร้างคอลัมน์ที่ช่วยให้เราจัดการกับอะไรต่างๆ ง่ายขึ้น
  • สามารถเขียนเงื่อนไข AND OR ที่ซับซ้อน แทนที่จะใช้ Criteria ใน Filter/Pivot/SUMIFS/Advanced Filter ซึ่งอาจไม่ Flexible เท่าการเขียนสูตร
  • ลองดูตัวอย่าง การสร้าง Helper Column เพื่อรองรับการ Unsort ในเคล็ดวิชา 9 ได้

เคล็ดวิชา 9: การเตรียมข้อมูลเพื่อ การ Sort/Filter/Pivot

• ก่อนจะนำข้อมูลไป Sort/Filter หรือ PivotTable ควรจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ Database ก่อนเสมอ
  • มีหัวตารางที่บอกว่าคอลัมน์นั้นๆ คือ อะไร แค่ 1 บรรทัด
  • ข้อมูลห้ามขาดหายไปทั้งบรรทัด
• ไม่ว่าจะ Sort หรือ Filter ผมแนะนำให้ใช้ คำสั่ง Filter เครื่องมือเดียวนี่แหละ
• การ Filter สามารถ Search ได้ และมีคำสั่ง Add to Current selection ด้วย เพื่อที่จะ Add สิ่งที่ Search เจอได้โดยไม่ต้อง Clear สิ่งที่เลือกไว้เดิม
• การ Filter สามารถ Clear Filter กลับมาเป็นแบบเก่าได้ แต่ Sort ไม่มีคำสั่ง Unsort
  • ดังนั้นถ้าจะอยากให้เรียงกลับเป็นเหมือนเดิมได้ ต้องใช้ Helper Column สร้างเลข Running เอาไว้ก่อนเลย
• หากอยากที่จะ Filter แล้วเลขสามารถ Run ใหม่ตามข้อมูลที่ Filter ให้ใช้ SUBTOTAL/AGGREGATE เข้าช่วย เพราะมีความสามารถนับข้อมูลเท่าที่มองเห็นได้ (รายละเอียดอ่านได้ที่ http://www.inwexcel.com/filtered-running-number/)
• ก่อนจะนำข้อมูลไปวิเคราะห์ใดๆ ควรเช็คความถูกต้องโดย Sort/Filter ดูความผิดปกติก่อน
  • เช่น ไม่มีค่าน้อยไป/มากไป
  • ไม่มีข้อมูลขยะ
  • มีข้อมูล Blank ที่ไม่ต้องการหรือไม่
• หากข้อมูลไม่อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม อาจต้องเขียนสูตรเพื่อดัดแปลงข้อมูลก่อน
• หากข้อมูลแยกกันอยู่หลาย Sheet อาจพิจารณาใช้สูตรพวก Lookup เพื่อรวม Database ก่อน หรือ จะใช้พวก Data Model เพื่อสร้าง Relationship โดยไม่ต้องรวมตารางก่อนก็ได้

เคล็ดวิชา 10: รู้จักการใช้ Table เพื่อสร้าง Dynamic Range

• ข้อดีที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้ Table ก็คือ ความสามารถในการทำ Dynamic Range อย่างง่ายที่สุด
• Table สามารถยืดพื้นที่การอ้างอิง ให้งอกตามการใส่ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้เองโดยอัตโนมัติ
• การอ้างอิงค่าจาก Table สามารถอ้างอิงได้ทั้งการใช้ Cell Reference ปกติ และ Structure Reference เช่น Table1[สินค้า] ดังรูป
• นำไปประยุกต์เป็น Data Source ของเครื่องมืออื่นๆ ได้มากมาย เช่น Dropdown List (Data Validation), PivotTable, กราฟต่างๆ เป็นต้น

เคล็ดวิชา 11: รู้จักใช้ความสามารถของ PivotTable

• PivotTable สามารถแปลงข้อมูลเชิง Database ให้เเป็นข้อมูลสรุปได้อย่างง่ายดาย
  • PivotTable ใช้งานง่ายมาก เขียนสูตรไม่เป็นเลยก็ยังใช้งานได้
• หัวตารางของ Data Source จะถูกสร้างให้กลายเป็น Field List
• เวลาใช้ ให้พิจารณาองค์ประกอบทีละส่วนว่า Field List แต่ละอันจะเอาไปไว้ในส่วนไหน ใน 4 ส่วนนี้
  • Filter : เอาไว้คัดกรองข้อมูลให้กับทั้งตาราง Pivot
    • มีลูกเล่น Generate Report Filter Page
    • ปกติแล้วมันจะเก็บข้อมูล Item List เอาไว้แม้ว่าใน Data Source จะไม่มีข้อมูลนั้นๆ แล้ว
    • เราสามารถทำให้ Item List มันยึดอันใหม่เสมอได้โดยไปที่ PivotTable Option –> Data –> Number of Items to retain per field –> None
  • Rows/Columns : เอาข้อมูลมาแสดงไว้คนละแถว/คอลัมน์ (แบบไม่ซ้ำกัน) เพื่อเป็น Caetgory ให้กับตารางสรุป
    • มีลูกเล่น Sort/Filter/Grouping
    • เราสามารถ Grouping ข้อมูลใน Row/Column Label ได้ ทั้งแบบ Manual และ แบบ Auto
      • Grouping แบบ Manual เหมาะกับข้อมูลที่เป็น Text และมันจะสร้าง Field ใหม่ขึ้นมาให้ด้วย
      • Grouping แบบ Auto ข้อมูล Field นั้นๆ จะต้องเป็นตัวเลข หรือ วันที่เท่านั้น และห้ามมีช่องว่าง จึงจะใช้ได้
    • ปกติแล้ว ข้อมูลใน Row/Column Label  ใดที่ไม่มีค่า มันจะไม่แสดง Row/Column Label  นั้นๆ
      • เราสามารถบังคับให้แสดงได้โดยไปที่ Field Setting -> Layout & Print -> Show items with no data
  • Values : เอาไว้คำนวณสรุปผลข้อมูล ซึ่งมีลูกเล่นสำคัญ 2 อย่าง คือ
    • Summarized Value by : เลือกวิธีในการคำนวณสรุปผล เช่น Sum, Count, Max, Min
      • ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข และไม่มี Blank เลย เวลาเอามาใส่จะเป็น Sum โดยอัตโนมัติ นอกนั้นเป็น Count
    • Show Value As : เลือกว่าจะโชว์ค่าตรงๆ หรือ จะแสดงเทียบกับช่องอื่น เช่น %ของ xxx
• ข้อเสียสำคัญ ของ PivotTable คือ เมื่อข้อมูลต้นทางเปลี่ยน จะต้องกดปุ่ม Refresh ค่าใน Pivot ถึงจะเปลี่ยน (ถ้าไม่อยากกดเอง สามารถใช้ VBA ช่วยได้)
• PivotTable ปกติจะเปิดโหมด Generate GetPivotData ไว้
  • ทำให้เมื่อเขียนสูตรแล้วจิ้มไปในบริเวณ PivotTable แล้วจะเกิดสูตรยาวๆ ที่ใช้งานยาก
  • แต่ข้อดีคือ สามารถอ้างอิงค่าโดยไม่ต้องกังวลว่า PivotTable จะพลิกหน้าตาหลายเป็นแบบใด
  • วิธีปิดโหมดนี้ คือไปที่ Ribbon ของ PivotTable แล้วติ๊กลูกศรใต้ PivotTable Option
• การใช้ Calculated Field ใน PivotTable เหมาะกับ การคำนวณค่า %Success Rate ของแต่ละกลุ่มข้อมูลมาก
  • การหาพวก % Success จะทำใน Data Source ด้วยการเขียนสูตรได้ลำบากกว่าการใช้ Calculated Field ใน PivotTable มาก
  • นอกจากนี้ การสร้าง PivotTable แล้วเขียนสูตรคำนวณเองข้างๆ ก็เสี่ยงต่ออารถูกหมุนข้อมูลไปทับ
  • เทคนิคการทำ % Success ง่ายๆ คือ ให้สร้าง Helper Column 2 อันใน Data Source
    • อันแรกเป็นตัวส่วน สมมติชื่อว่า AllCase (อาจให้เป็นเลข 1 เหมือนกันทุกแถว)
    • อีกอันเป็นตัวเศษ สมมติชื่อว่า SuccessCase ซึ่งถ้า Success จะให้เป็นเลข 1 ถ้าไม่ Success ก็ให้เป็นเลข 0
  • จากนั้นตอนสร้าง Calculated Field ก็จะสามารถใส่สูตรว่า SuccessCase/AllCase ได้เลย

เคล็ดวิชา 12: หัดใช้ Keyboard Shortcut เถอะ

ใช้ Keyboard Shortcut แล้วช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นเยอะครับ ที่ต้องใช้บ่อยๆ มีไม่กี่ตัว ที่ผมใช้บ่อยก็มีตามนี้

• กด Alt แล้วตามด้วยอักษรที่ขึ้นมา เพื่อเรียกใช้งาน Ribbon และ Quick Access Toolbar
• Ctrl + ลูกศร = วิ่งไปสุดทาง
• Ctrl + Shift + ลูกศร = เลือกพื้นที่ไปสุดทาง
• Ctrl+c = copy
• Ctrl+x = cut
• Ctrl + v = paste
• Ctrl+z = undo
• Ctrl+Shift+L = Filter on/off
• Ctrl+1 = Format Cell / Format ส่วนประกอบของกราฟ
• นอกจากนี้ยังมี Set เอาไว้เปลี่ยน Number Format ซึ่งมีวิธีการจำที่น่าสนใจมาก
  • Ctrl+% เพื่อแปลงเป็นหน่วย % (จริงๆ ต้องกด Ctrl+Shift+5 เพราะ Shift +5 คือตัว % แต่ถ้าต้องจำว่า Ctrl+Shift+5 จะไม่มีทางจำได้เลย)
  • Ctrl+^ ก็เพื่อแปลงเป็นเลข Scientific E ยกกำลัง (เพราะ ^ เป็นเครื่องหมายยกกำลัง)
  • Ctrl+$ ก็เพื่อแปลงเป็นรูปแบบสกุลเงิน
  • Ctrl+# ก็เพื่อแปลงเป็นวันที่ (เพราะในโปรแกรม Access ก็ใส่วันที่ในเครื่องหมาย #)
  • Ctrl+@ ก็เพื่อแปลงเป็นเวลา เพราะ เครื่องหมาย@ ก็ดูเจาะจง คล้ายว่าจะระบุว่า ณ กี่โมง
  • Ctrl+: Stamp เวลาปัจจุบัน เพราะเหมือนเครื่องหมายคั่น ชม:นาที (ส่วน Ctrl+; = stamp ค่าวันที่ปัจจุบัน)
  • Ctrl+* เลือกข้อมูลใน Range ทั้งหมด เพราะ * แทนความหมายว่าทั้งหมด ในภาษาฐานข้อมูล
• F2 = Edit สูตร
• F3 = Paste ชื่อที่ตั้งไว้
• F4 = ใส่ $ ใน Cell Reference (เมื่อกำลัง edit สูตร) / Repeat Action ล่าสุด

เคล็ดวิชา 13: Function ที่ต้องรู้จักมีไม่เยอะ

• รู้จักฟังก์ชั่น 20% แต่ทำงานได้ 80% ตามกฎ 80/20
• ผมมั่นใจว่า ถ้าคุณรู้จักฟังก์ชันไม่กี่อันเหล่านี้เป็นอย่างดี รับรองว่าหากินได้เยอะมาก
• สิ่งที่ต้องจำคือ “หน้าที่ของมัน” ซึ่งสำคัญกว่าวิธีการเขียน (อันหลังเปิด Google/Help เอาก็ได้)
• กลุ่มคำนวณ
  • SUM = หาผลรวมของข้อมูลที่เป็นตัวเลข
  • COUNT = นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข
  • COUNTA = นับจำนวนข้อมูลที่ไม่ใช่ช่องว่าง
  • MAX/MIN = หาค่ามากสุด/น้อยสุด
  • LARGE/SMALL = หาค่ามากสุด/น้อยสุด เป็นลำดับที่ xx
  • AGGREGATE = ไว้สรุปผลข้อมูล มีหลาย option เช่น ไม่สนใจช่องที่ซ่อนอยู่ ไม่สนใจค่า error เป็นต้น
  • INT = ตัดทศนิยมทิ้ง ให้เหลือแต่จำนวนเต็ม
  • MOD = หาเศษจากการหาร
  • ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN = ปัดทศนิยม
  • SUMPRODUCT = จับคู่คูณแล้วหาผลรวม
  • SUMIFS = หาผลรวมตามเงื่อนไข
• กลุ่มตรรกะ
  • AND/OR/NOT = เอาไว้เชื่อมตรรกะ TRUE/FALSE
  • IF = ตรวจสอบเงื่อนไข ถ้าจริงใช้สูตร 1 ถ้าไม่จริงใช้สูตร 2
  • ISERROR = เช็คว่าค่า Error หรือไม่
  • ISNUMBER = เช็คว่าค่าเป็นตัวเลขหรือไม่
  • CHOOSE = เลือกว่าจะใช้สูตรไหนคำนวณ
• กลุ่ม Lookup & Reference
  • VLOOKUP (ทั้งโหมด Exact และ Approximate Match) = Map ข้อมูลคำค้นหาดึงค่าจากตารางอ้างอิง
  • MATCH = หาว่าคำค้นหาอยู่ลำดับที่เท่าไหร่
  • INDEX = ให้ Cell Reference กลับมาเมื่อรู้พิกัดแถว/คอลัมน์ (ใช้คู่กับ MATCH จะเก่งมาก)
  • ADDRESS = แปลงลำดับแถว/คอลัมน์ ให้เป็น Text ที่หน้าตาเป็น Cell Reference
  • INDIRECT = แปลง Text ที่หน้าตาเป็น Cell Reference ให้เป็น Cell Reference จริงๆ
  • OFFSET = เลื่อน/ปรับขนาด Cell Reference
  • ROW/COLUMN = หาว่าอยู่แถว/คอลัมน์ที่เท่าไหร่
• กลุ่ม Text
  • LEN = นับจำนวนอักขระ
  • TRIM = ตัดช่องว่างส่วนเกิน
  • LEFT/MID/RIGHT = ตัดคำจากทิศทางต่างๆ
  • FIND/SEARCH = ค้นหาคำที่ต้องการว่าอยู่อักขระที่เท่าไหร่
  • SUBSTITUTE = แทนที่คำเมื่อรู้คำที่ต้องการแทนที่
  • REPLACE = แทนที่คำเมื่อรู้ตำแหน่งที่ต้องการแทนที่
  • TEXT = แปลงตัวเลข ให้กลายเป็น Text ตาม Custom Number Format ที่กำหนด
• กลุ่มวันที่และเวลา
  • TODAY = ให้ค่าวันที่ปัจจุบัน
  • DAY = ดึงค่าวัน จาก วันที่
  • MONTH = ดึงค่าเดือน จาก วันที่
  • YEAR = ดึงค่าปี จาก วันที่
  • DATE = สร้างวันที่ จาก วัน เดือน ปี
  • NETWORKDAYS = หาระยะเวลาวันทำงาน ไม่นับวันหยุด (นับวันเริ่ม)
  • WORKDAYS = หาวันสิ้นสุดงาน  เมื่อรู้ระยะเวลาวันทำงาน ไม่นับวันหยุด (ไม่นับวันเริ่ม)
  • NOW = ให้ค่าเวลาปัจจุบัน
  • HOUR = ดึงค่า ชั่วโมง จากเวลา
  • MINUTE = ดึงค่า นาที จากเวลา

เคล็ดวิชา 14: เทคนิคการทำกราฟสุดพลิกแพลง

รูปประกอบจากเพจ Excel Nana (ขอนำมาใช้เพราะชอบกราฟนี้มาก)

• ต้องรู้จักประเภทกราฟหลักๆ ให้ดี เช่น
  • Bar/Column Chart ทั้งแบบ Cluster และ แบบ Stacked
  • Line Chart : แกน x เป็นเพียง Category label (ข้อความ)
  • XY Scatter : แกน x เป็นตัวเลขจริงๆ
  • Pie Chart
• สามารถ Link ค่าจาก Cell มาที่ Label บนกราฟได้
  • เลือก Label ไปที่ Formula Bar กด = แล้วจิ้ม Cell mี่ต้องการ
• สามารถผสมกราฟหลายชนิดในกราฟเดียวได้ (Change series chart type)
• สามาารถ Plot ข้อมูลลงในแกน Y 2 แกนได้ (มักใช้กับกรณีที่ Scale ต่างกันมากๆ)
• เทคนิคทำให้กราฟพลิกแพลงได้มักจะใช้องค์ประกอบแบบนี้
  • นำกราฟมาซ้อนกัน
  • ใช้ข้อมูลหลาย Series มาต่อกันให้เหมือนเป็น Series เดียว
  • ปรับสีของกราฟให้มองไม่เห็นบางส่วน (เช่น เลือก No Color)
  • ใช้การ Fill (ถมสี) ด้วย Picture เพื่อสร้างกราฟที่สวยงามและมีลูกเล่นมากขึ้น
• หากสร้าง PivotChart จาก PivotTable เราสามารถเอาปุ่มสีเทาที่รกๆ ออกได้ โดยไปที่ Pivot Chart –> Field Buttons –> Hide All
• ใครสนใจการทำกราฟแบบสร้างสรรค์ลองศึกษาได้จากเพจ Excel Nana ได้เลยครับ https://www.facebook.com/ExcelNaNa/

เคล็ดวิชา 15: Defined Name นั้นมีดีกว่าแค่ชื่อ

• นอกจากจะตั้งชื่อให้กับ Cell/Range ได้แล้ว ยังตั้งชื่อให้กับสูตรหรือค่าคงที่ได้ด้วย
• การตั้งชื่อมีหลาย Scope คือ ระดับ Workbook  และ Worksheet (เป็นชื่อที่ฝังอยู่ที่ Sheet ใดชีทหนึ่ง)
• ใน 1 Scope ห้ามมีชื่อที่ซ้ำกัน
• เรามักประยุกต์เอา Defined Name ไปเป็น Data Source ของเครื่องมือต่างๆ เช่น Dropdown List (Data Validation), PivotTable, กราฟต่างๆ เป็นต้น
• การใช้ Defined Name ทำให้สามารถใช้ Array Formula ได้โดยไม่ต้องกดปุ่ม Control+Shift+Enter
• การใช้ Defined Name ทำให้สามารถสร้าง Dynamic Linked Picture เพื่อสร้าง Dynamic Chart ได้ (ร่วมกับสูตร INDEX)
• Cell Reference ใน Defined Name ปกติจะใส่ $ ไว้เป็น Absolute Cell Reference โดยอัตโนมัติ แต่เราสามารถปรับออก เพื่อพลิกแพลงได้ตามต้องการ

เคล็ดวิชา 16: เนรมิต Dashboard เจ๋งๆ

รูปประกอบจากเรื่อง iron man

• Dashboard คือ การแสดงผลข้อมูลโดยเอากราฟและข้อมูลตัวเลขสำคัญๆ มาแสดงรวมกันในหน้าเดียว
• สำคัญที่สุดคือการออกแบบ Dashboard โดยคำนึงถึงคนใช้งานเป็นสำคัญ ว่าเค้าต้องการเห็นอะไร?
• เทคนิคที่สำคัญในการทำ Dashboard คือ
  • การเขียนสูตร : คำนวณค่าต่างๆ ให้แสดงได้ตามต้องการ
  • PivotTable/ PivotChart : แสดงข้อมูลสรุป
  • Slicer : Slicer 1 ตัวจะควบคุม PivotTable/PivotChart ได้หลายๆ อันพร้อมกัน แบบ Interactive
  • Sparkline : สร้าง In-cell- Chart แบบง่ายๆ เพื่อเหมาะกับการแสดงผล
  • Conditional Format : ปรับ Format เพื่อเน้นสิ่งที่ต้องการนำเสนอ แบบ Interactive เช่น ทำไฟเขียวไฟแดง,  เปลี่ยนสีพื้นหลัง, เปลี่ยนสี/รูปแบบตัวอักษร
  • Linked Picture : สามารถดึง “สิ่งที่เราเห็น” จาก Range ในที่ต่างๆ มาแสดงในอีกที่ได้ แถมย่อ/ขยาย และวางตำแหน่งได้ดั่งใจ ถ้าข้อมูลต้นทางเปลี่ยน ปลายทางก็เปลี่ยนตาม เหมือนกับการตั้งกล้องถ่ายทอดสดไว้
  • Form Control : ทำให้ Dashboard Interactive มากขึ้น เช่น ทำ Scroll Bar / Radio Button แล้วให้ส่งค่าไปยัง Cell ที่กำหนด เพื่อผูกสูตรในการแสดงผลอีกที
  • ActiveX Control & VBA (Advanced) : ไม่มีอะไรที่ VBA ทำไม่ได้ แต่ต้องเรียนรู้ค่อนข้างเยอะ
• จะเห็นว่ากว่าจะทำ Dashboard เจ๋งๆ ได้ต้องใช้ทักษะ Excel มากมายเลยทีเดียว นี่แหละเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย

เคล็ดวิชา 17: อย่าหยุดพัฒนาตัวเอง

• จงมุ่งมั่นหาวิธีที่ดีขึ้นเสมอๆ มันอาจมีวิธีที่ดีกว่าวิธีที่คุณใช้อยู่ แค่คุณยังไม่รู้ และยังไม่ลองค้นหาเท่านั้นเอง!!
• ตัวอย่างเช่น การ Map ข้อมูล จริงๆ แล้วทำได้หลายวิธีมากๆ ตั้งแต่วิธีที่แย่ จนไปถึงวิธีที่ดี
  • วิธีที่ถึกที่สุดคือดูด้วยตา กรอกด้วยมือ (ทั้งเหนื่อยและอาจผิดพลาดได้ง่ายๆ)
  • แทนที่จะดูด้วยตา กรอกด้วยมือ ก็ใช้สูตร เช่น IF หรือ VLOOKUP แทน
  • แทนที่จะใช้ IF หลายๆ ตัวซ้อนกัน ดูสิว่าใช้ VLOOKUP แทนได้หรือไม่
  • กรณีต้อง VLOOKUP ข้อมูลบรรทัดเดียวกันหลายรอบ ใช้ INDEX + ตำแหน่งแถวที่หามาแล้ว จะเร็วกว่าเยอะ
  • ใช้ VLOOKUP Approximate Match + IF แทน VLOOKUP แบบ Exact Match กรณีที่ข้อมูลเยอะมากๆ จะคำนวณเร็วขึ้น 100-1000 เท่า!
  • ใช้ INDEX + VLOOKUP Approximate Match แทน 2 วิธีข้างบน ก็จะยิ่งเร็วขึ้นไปอีก !!
  • ถ้าเรารู้จักใช้พวก Power Tool เช่น Power Query ในการ Map ข้อมูล จะยิ่งเร็วแถมง่ายด้วย !!!
• จงเชื่อมั่นและเปิดใจเรียนรู้ เพราะ การเรียนรู้มันไม่สิ้นสุดจริงๆ ครับ ผมเองก็ยังไม่เรื่องที่ไม่รู้อีกมากมาย
• หากคุณรู้อะไรเจ๋งๆ อย่าลืมมาแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้รู้ด้วยนะครับ รับรองว่า “ยิ่งให้ยิ่งได้” จริงๆ ครับ

สมมติว่าเรามีข้อความบางอย่าง แล้วเราอยากจะแยกส่วนข้อความนั้น

เช่น ตัวอย่างข้างล่างนี้ มีคั่นด้วย – (แต่ว่าตำแหน่งของมันไม่แน่ไม่นอน) เราจะแยกข้อความออกมาเป็น 3 ส่วนได้ยังไง? มาดูกัน

วิธีที่ 1 : Text to Column

วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้เครื่องมือ Text to Column โดยให้ Copy ข้อมูลต้นฉบับออกมาก่อน

แล้วเลือกข้อมูล แล้วไปที่ [Data]–> Data Tools –> Text to Column –> Delimited และให้ใส่เครื่องหมาย – (ที่เป็นตัวคั่น) ลงไปใน Other

จากนั้นกด Finish แค่นี้ก็เสร็จแล้ว ได้เป็น 3 คอลัมน์อย่างที่ต้องการ

วิธีที่ 2 : ใช้สูตร

การใส่สูตรมีข้อดีอย่างมาก คือ ข้อมูลอัปเดทโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องกดเครื่องมือใดๆ เลย แต่ข้อเสียคือ เขียนยาก ถ้ายังใช้สูตรไม่คล่อง

คำตัวต้น

ตัวต้นเป็นตัวที่หาง่ายสุด ใน 3 ตัว เพราะการใช้ฟังก์ชัน FIND หรือ SEARCH ซึ่งสามารถหาตำแหน่ง – ตัวแรกได้อยู่แล้ว

• หาตำแหน่งตัวคั่นแรก : =FIND(“-“,A2)
• เอาข้อความข้างซ้าย : =LEFT(A2,FIND(“-“,A2)-1)
  • ที่ต้อง -1 เพราะไม่ต้องการเครื่องหมาย – มาด้วย จึงต้องร่นไปทางซ้ายอีก 1 ตำแหน่ง

คำตัวกลาง

ตัวกลาง จะหาได้เราต้องรู้ตำแหน่งของ – ตัวหน้า และ – ตัวหลัง ซึ่งตัวหน้าเรารู้อยู่แล้ว

ซึ่ง – ตัวหลัง หากได้ 2 วิธี

วิธีแรก

• ใช้ FIND ซ้ำไปอีก โดยระบุการค้นหาให้เริ่มจากตำแหน่ง – ตัวแรก โดย+เพิ่มไปอีก 1 ตำแหน่ง ซึ่งจะทำให้เจอ – ตัวที่สอง
• =FIND(“-“,A2,FIND(“-“,A2)+1)

วิธีสอง 

• ให้ SUBSTITUTE – ตัวที่ 2 ด้วยเครื่องหมายพิเศษอื่น เช่น |
  =SUBSTITUTE(A2,”-“,”|”,2)
• Tips : ถ้าไม่รู้ว่าข้อความมี – กี่ตัว?
  ให้ลอง SUBSTITUTE ค่า “-” ด้วย “” แล้วลองนับจำนวนตัวอักษรดูว่าหายไปกี่ตัว
  =LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,”-“,””))
• จากนั้นให้ FIND ตำแหน่ง | อีกที จะได้
  =FIND(“|”,SUBSTITUTE(A2,”-“,”|”,2))

พอรู้ตำแหน่งของตัวที่ 2 ก็จะตัดตัวกลางและตัวท้ายได้ง่ายแล้ว

คำตัวกลาง

• =MID(xxx,  ตัวคั่นแรก  +1,    ตัวคั่นสอง   –   ตัวคั่นแรก   -1)
• =MID(A2,   FIND(“-“,A2)  +1,    FIND(“|”,SUBSTITUTE(A2,”-“,”|”,2))   –   FIND(“-“,A2)   -1)

คำตัวหลัง

หาไม่ยากโดยใช้ RIGHT

• แต่จะเอา RIGHT กี่ตัวดี?  วิธีคิดคือเอาจำนวนตัวอักษรทั้งหมด – ตำแหน่งตัวคั่นที่สอง
  =LEN(A2)-FIND(“|”,SUBSTITUTE(A2,”-“,”|”,2))
• จากนั้นก็ใช้ RIGHT ได้เลย =RIGHT(A2,   LEN(A2)-FIND(“|”,SUBSTITUTE(A2,”-“,”|”,2))   )

วิธีที่ 3 Power Query

ถ้า Excel 2016 จะมีมาให้เลย แต่ถ้าต่ำกว่านั้นต้องไป Download Add-in ก่อน (ฟรี) แต่โหลดให้ถูก version นะ ไม่งั้นจะลงไม่ได้

ถ้าพร้อมแล้วก็สร้าง Table ก่อน โดยเลือกข้อมูลแล้วกด Ctrl+T

จากนั้นไปที่ Data (หรือ Power Query)-> From Table

Add Custom Column ขึ้นมาโดย Dup ค่าจาก Field แรกไว้

ไปที่ Add Column -> Custom Column -> ดับเบิลคลิ๊ก Available Column แล้ว ok

เลือก column ใหม่แล้วไปที่ Transform -> Split Column -> Delimiter

เลือก custom ใส่ – ลงไป แล้ว ok

ได้ผลลัพธ์ใน Power Query ดังใจแล้ว กด Close & Load ได้เลย

ผลลัพธ์จะกลับมาที่ Excel ใน Sheet ใหม่

จะเห็นว่าคล้ายวิธีแรก แต่ข้อดีกว่ามากๆ เลย คือ หากมีข้อมูลเพิ่มมา แค่กด Refresh ผลลัพธ์ก็จะเปลี่ยนและอัปเดทให้อัตโนมัติ!!

เพิ่ม Data ไปอีก 2 บรรทัด

ไปที่ผลลัพธ์ กดคลิ๊กขวา Refresh

ปรากฎว่า Data ใหม่มา แต่มีอันนึงไม่ยอมแยกข้อความให้

เราสามารถไปตรวจสอบได้โดยไปที่ Query –> Edit

ปรากฎว่า มีค่า Error ขึ้นมาบรรทัดนึงนี่เอง

พอลองไล่คลิ๊ก Applied Steps ดูก็พบว่า สามารถทำมาถึง Split Column by Delimiter ได้โดยไม่ Error เลย

ซึ่งแปลว่า Error น่าจะเกิดจากการทำ Changed Type Step สุดท้าย (เปลี่ยนตัวหนังสือเป็นตัวเลข)

เราจึงกด x ข้างหน้่า Changed Type อันสุดท้ายเพื่อบอกว่า Power Query ไม่ต้องทำ Step นี้แล้วนะ ลบ Step ทิ้งไปเลย

จากนั้นกด Close & Load เป็นอันจบ เสร็จแบบเนียนๆ เลย

บทสรุป

• ถ้าทำที่เดียวจบ ใช้ Text to Column เนี่ยเจ๋งสุดแล้ว เร็วและง่าย แต่ถ้ามีข้อมูลมาใหม่ต้องทำใหม่
• วิธีเขียนสูตรจะเขียนยากหน่อย แต่ Flexible มาก จะเขียนอะไรก็ได้ อีกอย่าง ถ้ามีข้อมูลใหม่แค่ลากสูตรก็ได้ผลลัพธ์เลย
• วิธี Power Query ใช้ไม่ยาก แต่อาจยังไม่คุ้นเคย หัดใช้บ่อยๆ จะพบว่าทรงพลังมากๆ ข้อมูลใหม่มาแค่กด Refresh ก็ได้ผลลัพธ์เลย

ยาวหน่อยแต่หวังว่าจะถูกใจผู้อ่านนะครับ ใครสงสัยอะไรก็สามารถถามมาได้เลยครับ

นอกจาก Excel จะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการคำนวณได้อย่างเก่งกาจแล้ว มันยังสามารถนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการ Track งาน/วาระประชุมต่างๆ ได้อย่างยอดเยี่ยมด้วย วันนี้ผมเลยจะมาแชร์เทคนิคที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ครับ (ถ้าใครมีแนวทางอื่นเจ๋งๆ ก็บอกผมด้วยนะ ^^)

1. ออกแบบการจดงานในลักษณะตาราง Database

เวลาอยากจะใช้ Excel ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ การเก็บข้อมูลในลักษณะตาราง Database จะเป็นการเริ่มต้นที่ดีที่สุด เพราะมันสามารถช่วยให้เราสามารถนำข้อมูลไปใช้ในความสามารถอื่นๆ ของ Excel ได้อีก เช่น Sort/Filter, PivotTable เป็นต้น

สำหรับคนที่ไม่รู้ว่าการเก็บข้อมูลในลักษณะตาราง Database เป็นยังไง… มันก็คือการเก็บข้อมูลโดยใส่ข้อมูลโดยมีหัวตาราง โดยเป็นตัวที่จะบอกว่าข้อมูลในคอลัมน์นั้นๆ คือเรื่องอะไร นั่นแปลว่าในคอลัมน์เดียวกัน ข้อมูลจะเป็นข้อมูลประเภทเดียวกัน เช่น ถ้าเป็นชื่อสินค้า ก็จะเป็นชื่อสินค้าทุกบรรทัด ถ้าเป็นวันที่ Deadline ก็จะต้องเป็นข้อมูล Deadline ทุกบรรทัด เป็นต้น

ดังนั้นสิ่งสำคัญคือ คุณจะต้องคิดว่าการจดงานของคุณควรจะมีคอลัมน์อะไรบ้าง? เช่น

2. ปรับตารางให้เป็น Table ก็เจ๋งนะ

ไหนๆ เราก็จะบันทึกข้อมูลในลักษณะของ Database แล้ว การปรับตารางปกติให้กลายเป็น ตารางแบบ Table ไปเลยก็จะได้ประโยชน์หลายอย่าง เช่น

• ไม่ต้อง Copy ข้อมูลจากบรรทัดบนไปบรรทัดล่างอีกต่อไป มันจะลงมาให้เองอัตโนมัติ ทั้งสูตร, Data Validation, Conditional Format ทั้งหลายที่เรากำลังจะอธิบายต่อๆไป
• มีเครื่องมือ Filter ขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ

ซึ่งวิธีทำก็ง่ายแสนง่าย ก็คือเลือกส่วนใดส่วนหนึ่งของตารางแล้วไปที่ Insert -> Table หรือกด Ctrl+t เป็นอันจบ

Tips : รู้จักใช้เครื่องมือ Sort/Filter

การใช้ Sort/Filter จะสามารถช่วยให้เราสามารถบันทึก/เลือกข้อมูลแก้ไขได้ง่ายขึ้น เพียงคุณมีซักคอลัมน์บอกว่าแถวนั้นๆ คือเรื่องอะไร แล้วใช้เครื่องมือ Sort/Filter คุณก็สามารถทำให้ข้อมูลที่เดิมกระจัดกระจายอยู่หลายบรรทัด สามารถมารวมอยู่ติดๆ กันได้อย่างง่ายดาย เช่น คุณอาจจะบันทึกประเด็นประชุมต่างๆ ไล่ไปเรื่อยๆ ทีละแถวๆ โดยไม่ต้องสนใจว่าแต่ละแถวเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่เพราะสามารถ Sort/Filter ได้ภายหลัง

เราสามารถเปิด/ปิด Auto Filter ได้โดยการกดปุ่ม Auto Filter บน Ribbon หรือจะใช้ Keyboard Shortcut:  Ctrl+Shift+L ก็ได้

3. Shortcut เจ๋งๆ ในการบันทึก / แก้ไขข้อมูล

เวลาจดงานในที่ประชุม สิ่งสำคัญมากๆ อย่างหนึ่งคือ “ความเร็ว” นั่นเอง ดังนั้นเทคนิคในการบันทึก/แก้ไขข้อมูลแบบเร็วๆ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ต้องเรียนรู้

และวิธีการบันทึกข้อมูลที่เร็วที่สุดอันหนึ่งก็คือ การใช้ Keyboard Shortcut นั่นเอง (มันเร็วกว่าการใช้ Mouse คลิ๊กมากๆ) ดังนั้นผมจะขอแนะนำ Shortcut ที่คิดว่าจะมีประโยชน์ต่อการบันทึกงานดังนี้ครับ

• ไปช่องถัดไป (ถ้าอยู่ช่องสุดท้าย จะขึ้นบรรทัดใหม่) = Tab
• เข้าไปแก้ไขข้อมูล = F2
• ทำซ้ำ action ล่าสุด = F4
• สร้างเลข Running = ใส่เลข 1 แล้วกด Ctrl ค้างไว้ แล้วลาก Fill Handle ลง
• ใส่วันที่ปัจจุบัน = Ctrl+;
• ใส่เวลาปัจจุบัน = Ctrl+: (Ctrl+Shift+;)
• ขีดฆ่าข้อมูล (strike through) = Ctrl+5

4. สร้าง Drop Down List ให้กรอกข้อมูลง่าย

เราสามารถสร้าง Drop down List ให้คนกรอกข้อมูลได้เร็วและถูกต้องได้ง่ายๆ ซึ่ง Dropdown ที่จะนำมาใช้ได้
เช่น คนรับผิดชอบงาน/กลุ่มของงาน/Status ของงาน เป็นต้น

วิธีการทำก็ง่ายมาก ให้ไปที่ [Data] -> Data Validation -> List -> แล้วพิมพ์ตัวเลือกที่ต้องการ คั่นด้วย Comma หรือจะเลือก Range ของ Choice ที่ต้องการ หรือจะเลือกจากชื่อที่ตั้งเอาไว้แล้วก็ได้ (ในรูปผมตั้งชื่อ Range ของ Choice ที่จะให้เลือกว่า ลูกน้อง ตามวิธีด้านล่าง)

Tips : การตั้งชื่ออย่างรวดเร็ว

• ให้เขียนชื่อไว้ช่องข้างบน (เช่น คำว่า Status)  แล้วตามด้วย Choice ทั้งหมดที่จะอยู่ในชื่อนั้น (New,Doing,Stuck,Done)
• ลากพื้นที่คลุม แล้วกด Ctrl+Shift+F3
• ติ๊ก Top Row แล้ว OK

Tips : Dropdown List แบบกรอกข้อมูลเพิ่มได้

แต่เทคนิคที่หลายคนอาจไม่รู้คือ เราสามารถทำ Drop down List แบบที่เลือกแล้วยังแก้ข้อมูลต่อได้ด้วย ซึ่งจะเป็นการเน้นเรื่องของความเร็วในการกรอกข้อมูลมากกว่าความถูกต้อง เทคนิคคือ ใน Tab Error Alert ให้เอาติ๊กถูกออกไปตรงส่วนของ Show error alert after invalid data is entered

5. รู้จักใช้สูตรข้อมูลเพื่อลดการกรอกที่ไม่จำเป็น

การกรอกข้อมูลให้ง่ายขั้นนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้การจดงานสะดวกขึ้น แต่ที่เจ๋งกว่าการกรอกง่ายก็คือการไม่ต้องกรอกข้อมูลเลย

ดังนั้นการทำงานควรจะต้องคิดด้วยว่าเราสามารถเขียนสูตรอะไรเพื่อลดการกรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นได้บ้าง?

ใช้สูตรเพื่อ Lookup ข้อมูลมาอัตโนมัติ

สมมติว่างานแต่ละบรรทัด เรามีการกรอกคนรับผิดชอบงานนั้นๆ ไปแล้ว เราก็อาจไม่จำเป็นต้องกรอกหัวหน้างานเข้าไปอีก เพียงแค่เราทำตารางที่บอกว่าลูกน้องแต่ละคนมีใครเป็นหัวหน้าบ้าง

ตารางอ้างอิง ชื่อหัวหน้่า

จากนั้น เราก็สามารถเขียนสูตรเพื่อดึงชื่อหัวหน้างานมาได้โอยอัตโนมัติได้แล้ว ง่ายมากๆ

** สัญลักษณ์ [@ชื่อหัวคอลัมน์] เป็นการอ้างอิงแบบ Structure Reference เมื่อมีการใช้ Table หมายถึงเอาข้อมูลในคอลัมน์นั้นจากแถวเดียวกัน**

6. ถ้ากรอกข้อมูลผิดก็ต้องเตือน

เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง เครื่องมือ Data Valuidation เราสามารถเลือกคำสั่ง Allow เป็น Number, Text, Date เพื่อกำหนดประเภทข้อมูลที่ต้องการให้กรอกได้อย่างง่ายดาย เช่น ในช่อง “Deadline” อาจจะใส่เงื่อนไขว่า ห้ามกรอกวันที่ในอดีต โดยใส่ว่า Date ต้อง greater than or equal to =TODAY() เป็นต้น

และเมื่อกรอกข้อมูลผิด ก็ควรเตือนคนกรอกได้ว่ามันผิดยังไง คนกรอกจะได้แก้ให้ถูกต้อง เช่น

เวลากรอกผิดเงื่อนไขก็จะขึ้นเตือนมาได้

7. ใส่ Timestamp แบบไม่ง้อ VBA

ปกติแล้วในช่องพวกวันที่/เวลา ถ้าเราใส่สูตร เช่น =TODAY() หรือ =NOW()
ค่าของมันจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ เมื่อ Excel มีการคำนวณใหม่ ทำให้ไม่สามารถคงวันที่ที่เราต้องการไว้ได้

ซึ่งเราสามารถแก้ปัญหานี้ด้วยการ Stamp ค่าจาก Keyboard Shortcut Ctrl+; และ Ctrl+: ก็ได้นะ เช่น

• Stamp วันที่ กด Ctrl+; อย่างเดียว
• Stamp เวลา กด Ctrl+: [หรือ Ctrl+Shift+;] อย่างเดียว
• Stamp วันที่และเวลา กด Ctrl+; แล้วกด spacebar 1 ที แล้วกด Ctrl+: [หรือ Ctrl+Shift+;]

ซึ่งจะเห็นว่าการ Stamp วันที่และเวลา กดยากและไม่สะดวก.. ซึ่งผมมีอีกวิธีมาแนะนำ นั่นคือ การ Stamp ค่าด้วยสูตร!!

Stamp ค่าด้วยสูตร

เราสามารถใช้เทคนิคการเขียนสูตรแบบ Circular Reference (วน Loop งูกินหาง) เพื่อให้ Excel Stamp วันที่+เวลา เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ต้องการได้  เช่น เมื่อมีคนเปลี่ยน Status เป็น Done เมื่อไหร่ ก็ให้ Stamp วันที่+เวลา ณ ตอนนั้นได้ทันที!

เช่น =IF([@สถานะงาน]=”Done”,IF([@วันจบงานจริง]=””,NOW(),[@วันจบงานจริง]),””)

** ส่วนที่ Highlight สีแดงในสูตรข้างบน คือ ส่วนที่เป็น Circular Reference หรืออ้างอิงกันเองแบบงูกินหาง ซึ่งปกติ Excel จะด่าเรา เวลาเราเขียนสูตรแบบ Circular นี้

แต่ถ้าเราไปตั้งค่าใน Excel Option -> Tab Formula -> ติ๊กให้ Enable Iterative Calculation มันก็จะทำงานได้!!

หลังปรับ Option แล้ว จะเห็นว่า พอลองแก้ Status เป็นอย่างอื่น แล้วเปลี่ยนเป็น Done อีกที สูตรก็จะทำงานแล้ว แต่ Format อาจจะผิด!

Tips : สร้างเลข Running อัตโนมัติ

คุณสามารถใช้เทคนิค Circular นี้กับเลข Running Number ก็ได้ เช่น

=IF([@ชื่องาน]=””,””,IF([@ลำดับเลขงาน]=””,ROW([@ลำดับเลขงาน])-1,[@ลำดับเลขงาน]))

** หากใส่สูตรว่า =ROW([@ลำดับเลขงาน])-1 ธรรมดาก็ใช้งานได้ แต่ถ้า Sort ปุ๊ปทุกอย่างจะพังเลย

8. ปรับ Format ตัวเลขให้โดนใจ

ตัวเลขวันจบงานที่ขึ้นมา เราใช้สูตรว่า NOW() แปลว่ามันจะต้องเป็นวันที่และเวลา
ซึ่งจริงๆ เลข 4 หมื่นแบบมีทศนิยมก็คือ วันที่+เวลานั้นแหละ แค่ยังไม่ได้ปรับ Format เท่านั้นเอง

หน้าที่ของเราก็คือปรับ Number Format ให้ถูกต้อง โดยคลิ๊กขวา -> Format Cell หรือกด Ctrl+1

นี่ไง ออกมาเป็นวันที่และเวลาแล้ววว

9. รู้จักใช้ Conditional Formatting เพื่อใส่ Format แบบ Dynamic

เวลาเราเลือก Status ของงาน เช่น To do/Doing/Done เราอาจต้องการให้สีของพื้นหลังของ Cell เปลี่ยนไปตาม Status ที่ปลี่ยนไปได้ ซึ่งเราทำแบบนี้ได้ด้วยเครื่องมือ Conditional Formatting

• ถ้าจะเปลี่ยนสีตามข้อมูลที่อยู่ในช่องตัวเอง แบบนี้จะทำง่าย มีเมนูให้เลือกเลยตามใจชอบ
• แต่ถ้าจะให้เปลี่ยนสีโดยขึ้นกับข้อมูลในช่องอื่น แบบนี้ต้องเลือกแบบ Use Formula… ซึ่งจะต้องมีความรู้การเขียนสูตรเชิง Logic ด้วย

ปรับ Format ตามเงื่อนไขจากข้อมูลช่องตัวเอง

เช่น ถ้า Status เป็น Done ผมจะให้สีของช่อง Status เป็นสีเขียว แบบนี้ทำง่ายมากโดยเลือกที่ช่อง Status แล้วเลือก
Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Equal to –> ใส่คำว่า Done แล้วเลือก Format ที่ต้องการ (ถ้าไม่ตรงใจให้เลือก Custom)

ปรับ Format ตามเงื่อนไขจากข้อมูลช่องอื่น

สมมติอยากให้ลำดับเลขงานและชื่องานที่เสร็จแล้วเป็นสีเขียวด้วย แบบนี้ต้องไปเลือกช่อง ลำดับเลขงานและชื่องาน
แล้วไปที่ Conditional Formatting -> New Rules -> Use Formula to determine…

จากนั้นใส่สูตรเพื่อเช็คเงื่อนไข ถ้าสูตรเป็นจริงก็จะ Apply Format ที่ตั้งค่าไว้

ในที่นี้ผมจึงต้องใส่สูตรว่า =$F2=”Done” โดยต้องใส่ $ที่คอลัมน์ ไม่ใส่ที่ Row เพราะต้องอ้างอิงกับคอลัมน์ F ตลอด แต่ให้เลื่อนบรรทัดลงไปเรื่อยๆ ได้

จากนั้นกำหนด Format ตามใจชอบ แล้วกด Ok ก็จะเห็นว่าสีเปลี่ยนตามสถานะได้แล้ว

10. เอาข้อมูลไปสรุปผลต่อใน PivotTable/PivotChart

เนื่องจากเราเก็บข้อมูลอยู่ในลักษณะ Database อย่างดีแล้ว เวลาเราจะวิเคราะห์/สรุปผลข้อมูลด้วยก็ทำได้ว่านแสนง่าย

โดยให้คลิ๊กที่ช่องไหนก็ได้ แล้วกด Insert PivotTable/PivotChart แล้วลากข้อมูลไปมา แปปเดี๋ยวก็เสร็จแล้ว

Tips แถม :  หา Template เจ๋งๆ มาใช้ซะ

ถ้าไม่อยากทำไฟล์เอง ก็หา Template เจ๋งๆ มาใช้ซะเลย ในโลกอินเตอร์เน็ตมีให้โหลดมาใช้ฟรีเยอะแยะ ถ้าที่มีให้โหลดมันยังไม่โดนใจ 100% เราก็สามารถโหลดอันที่ถูกใจที่สุดมาดัดแปลงจนตรงกับความต้องการของเราก็ได้ครับ ^^

ใครมี Template อะไรเจ๋งๆ ฟรีๆ ก็บอกมาได้นะครับ

ตาคุณแล้ว

ใครมีเทคนิคอะไรดีๆ ในการทำงาน อย่าลืมแชร์ให้คนอื่นรู้ด้วยนะครับ
หลักการสำคัญที่ผมเชื่อมาโดยตลอดก็คือ “ยิ่งให้ยิ่งได้” ยิ่งเราสอนคนอื่น เราเองก็จะเก่งขึ้นไปด้วยโดยธรรมชาติ
ยิ่งถ้ารู้ว่ามีคนได้ประโยชน์จากความรู้ที่เราบอกไป แค่นี้เราก็ฟินสุดๆ แล้วล่ะ

ยังไงก็ขอบคุณมากครับ ที่อ่านมาจนจบบทความ ถ้าถูกใจก็ฝากแชร์ให้เพื่อนๆ ของคุณรู้ด้วยนะครับ ^^

The Mask Singer สำหรับคนที่ไม่รู้จัก

จากกระแสที่ร้อนแรงของรายการ The Mask Singer (หน้ากากนักร้อง) ที่จัดให้มีการร้องเพลงภายใต้หน้ากาก โดยให้ผู้ชมลุ้นว่าคนภายใต้หน้ากากคือใคร หากนักร้องคนไหนที่ตกรอบ ก็จะต้องมีการถอดหน้ากาก เพื่อเปิดเผยตัวตนที่แท้จริงของตัวเอง ส่วนผู้ชนะก็จะเข้ารอบต่อไป

ซึ่งรายการนี้จะมีการแบ่งนักร้องเป็น 4 สายเพื่อหาตัวแทนแต่ละสายมาแข่งกันในรอบ Final ในฐานะสุดยอดหน้ากากนักร้องทั้ง 4 คน…

ผมก็เลยคิดว่า ถ้าลองจับเอาฟังก์ชันใน Excel มาแสดงความสามารถเจ๋งๆ แล้วให้เพื่อนๆ ทายว่าจริงๆ แล้วมันคือฟังก์ชันอะไรกันแน่ก็น่าจะสนุกดีนะ

แข่ง Lookup ข้อมูลแบบ Multiple Criteria !!

ผมก็เลยมีฟังก์ชันมาให้ทาย 4 ตัวเช่นเดียวกัน ซึ่งผมให้ทุกตัวแก้ปัญหาเดียวกันเลย นั่นคือ การ Lookup ข้อมูลแบบ Multiple Criteria โดยต้องดูข้อมูลจากคอลัมน์ A และ B เพื่อหาราคาในคอลัมน์ C มาให้ได้ !! (Advance ชะ?)

ทุกตัวต่างหาผลลัพธ์ได้ถูกต้องคือ ราคา 60 บาท แต่ทว่าแต่ละตัววาดลวดลายหาคำตอบด้วยวิธีที่แตกต่างกันอย่างมาก

เราลองมาดูความสามารถของฟังก์ชันแต่ละตัวกันครับ

• =ตัวแทนสาย A (C2:C7,A2:A7,A10,B2:B7,B10)
• =ตัวแทนสาย B ((C2:C7)*(B2:B7=B10)*(A2:A7=A10))
• =ตัวแทนสาย C (A1:C7,C1,A9:B10)
• {=ตัวแทนสาย D (A10&B10,CHOOSE({1,2},A2:A7&B2:B7,C2:C7),2,FALSE)}
  ** ตัวแทนสาย D ต้องกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter ถึงจะทำงานได้

คุณล่ะทายได้หรือไม่ว่า ตัวแทนแต่ละสาย คือ ฟังก์ชันอะไร??

ให้ลองทายเล่นๆ ได้ใน Comment ของเว็บนี้ หรือจะ Comment ใน Post ของ Facebook เพจ inwexcel ก็ได้ครับ

โหวตฟังก์ชันที่อยากจะให้เข้ารอบได้ที่นี่

ส่วนการเฉลย ผมจะขอคัดฟังก์ชันที่ตกรอบ 2 คน แล้วเฉลยผู้แพ้ 2 ฟังก์ชันแรกในวันที่ 10 มีค. 2560 นะครับ นั่นคือหลังจากรายการ The Mask Singer (หน้ากากนักร้อง) ฉายรอบแชมป์ชนแชมป์ 1 วัน (ฉาย 9 มีค. 2560 เวลา 2 ทุ่ม  ) ซึ่งเค้าจะคัดออก 2 คนเหมือนกัน 555

และผมจะอธิบายการทำงานของฟังก์ชันแต่ละตัวที่ตกรอบด้วยเลยอย่างละเอียดในวันที่ 10 มีค. นะครับ ^^

========================================

Post นี้คือ ส่วนหนึ่งของโครงการ inwexcel365tips  ที่ผมจะ post บทความในเพจทุกวัน ต่อเนื่องกันเป็นเวลา 1 ปี ถ้าผมพลาดไม่ post ภายในเวลา 3 ทุ่ม คนที่มาทวง post คนแรก รับของแจกฟรีได้เลย !!

ผมตั้งเกมสนุกๆ ให้แฟนเพจได้เล่นกันครับ ในชื่อ #inwexcel365tips นั่นคือ

ตั้งแต่ 7 มีค. 2560 เป็นต้นไป… ในทุกๆ วันเวลา 2 ทุ่ม – 3 ทุ่ม
ผมจะ Post “Tips/เทคนิค Excel การใช้ Excel”  ต่อเนื่องกันใน facebook เพจ inwexcel เป็นเวลา 1 ปี ! ไม่ให้ขาดแม้แต่วันเดียว (สิ้นสุด 6 มีค. 2561)

ผมเชื่อว่าผู้อ่านหลายคนก็ใช้ Excel มาเป็นเวลานานแล้ว และก็เชื่ออีกว่า คุณต้องไม่เคยสำรวจคำสั่งต่างๆ ของ Excel บน Ribbon อย่างจริงๆ จังๆ แน่

วันนี้ผมก็เลยจะมาช่วยเพื่อนๆ มาสำรวจ Ribbon ไปด้วยกันครับ โดยเฉพาะคำสั่งตามซอกหลืบต่างๆ ที่คุณอาจไม่ทันสังเกตเห็นมาก่อน ^^
ผมจะลองไล่ Tab Home ให้ดูนะครับ ส่วน Tab อื่นไปเล่นกันเองน้าาา

ภาพรวม Tab Home

Tab Home เป็น Tab ที่รวมเรื่องที่เราใช้งานบ่อยที่สุดเอาไว้ ถ้านึกอะไรไม่ออก ก็น่าจะต้องสั่งงานใน Tab นี้แหละ

ในส่วนของ Paste เองก็มีลูกเล่นหลายอย่างมากๆ และถ้ากด Paste Special ก็จะยิ่งมี Option เพิ่มขึ้นอีก เช่น ทำ Operation บวก ลบ คูณ หารได้ด้วย

แม้แต่การ Copy ก็ยังมีโหมด Copy as Picture … แต่จริงๆ ไม่ค่อยมีประโยชน์เท่าไหร่ เพราะมัน Paste As Picture ได้อยู่แล้ว
ซึ่งสามารถเลือกโหมดของการ Copy ได้ว่าจะทำการ Copy แบบตามที่เห็นบนหน้าจอ หรือ ตามที่เห็นตอน Print

ซึ่งโหมด Copy as Picture แบบ As Shown when printed นี้จะได้ภาพที่คมชัดกว่า Copy เฉยๆ แล้ว Paste As Picture นะครับ แถมสามารถช่วยตัดพวกสัญลักษณ์ Error แปลกๆ (ธงเขียว) และสัญลักษณ์การ Comment (ธงแดง) ออกไปได้ด้วย !! (คุณบิว วิศวกรรีพอร์ต บอกมา และผมก็ลองแล้วเป็นอย่างนั้นจริงๆ ด้วย!!)

ส่วนของการปรับแต่ง Font ก็มีขีดเส้นใต้คู่ด้วยนะ 555

การตีกรอบก็มีได้หลายวิธีมากๆ  ยิ่งถ้ากดไปใน More Border เราสามารถทำเส้นกรอบแบบแทยงมุมได้ด้วยนา

การจัดวางตัวอักษรก็ปรับได้หลายแบบ ถ้าเลือก Format Cell Alignment ก็จะปรับได้เยอะขึ้นไปอีก (กด ctrl+1 ก็ได้)

เคยกดพวก Shrink to Fit บ้างมั้ย? มันจะลดขนาด Font ให้พอดีช่องเองนะ

ส่วนการ Merge Cell ก็มีโหมด Merge Across ให้เลือกด้วย ซึ่งมันจะ Merge แบบแยกบรรทัดกันได้ด้วยนะ

การปรับ Number Format ก็มี Preset พื้นฐานให้เลือกพอสมควร ถ้ายังไม่ได้ดั่งใจก็ต้องไป More Number Format… แล้วไป Custom เอา

ส่วนการใช้ Conditional Format (ปรับ Format ตามเงื่อนไข) ก็มี Preset ให้เลือกเยอะเลย แต่ถ้ายังไม่พอใจ ก็ต้องไป New Rule… แล้ว Use Formula เอา เพื่อความ Flexible ขั้นสุดยอด

กลุ่ม Insert / Delete คิดว่าน่าจะเคยลองกดเล่นกันบ้าง

กลุ่ม Format นี่มีอะไนซ่อนอยู่เยอะเหมือนกันนะ

รู้หรือไม่ว่า AutoSum มันมี Function อื่นๆ ให้เลือกด้วยนะ

รู้มั้ยว่ามันมีคำสั่ง Fill ด้วยน่ะ แถมมีหลายทิศอีก และถ้าเลือก Series… ก็มี Option ให้เลือกอีกตูมเลย!

ทำ Growth ประหลาดๆ ก็ได้

ปุ่ม Clear ก็มีหลายแบบ แถมยัง Clear เฉพาะ Hyperlink ออกได้ด้วยนะ

Sort & Filter น่าจะใช้กันบ่อย

Find & Select นี่มีประโยชน์มากนะ ถ้าใช้เป็นทุ่นแรงได้เยอะมากๆ

Find… แล้วเลือก Option >>> ใน Look in นี่สำคัญมาก และพวก Match entire cell contents ก็ทำให้ร่วมกับพวกเครื่องหมาย wildcard ได้อีก

Go to Special นี่เจ๋งมาก การเลือกช่องที่ Blank ทำได้ง่ายๆ โดยเครื่องมือนี้

นี่แค่ Tab Home อันเดียวนะครับ ใน Tab อื่นก็ยังมีเครื่องมือเจ๋งๆ ซ่อนอีกเยอะ และจริงๆ ยังมีเครื่องมือที่ไม่อยู่ใน Ribbon ปกติ แต่เราเรียกใช้งานผ่าน Quick Access Toolbar ได้อีกเพียบเลยด้วยนา

ดังนั้นอย่าลืมกลับไปสำรวจเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้วให้ดี เพื่อดึงประโยชน์สูงสุดของ Excel ออกมาได้อย่างเต็มที่นะครับ!!

========================================

Post นี้คือ ส่วนหนึ่งของโครงการ inwexcel365tips  ที่ผมจะ post บทความในเพจทุกวัน ต่อเนื่องกันเป็นเวลา 1 ปี ถ้าผมพลาดไม่ post ภายในเวลา 3 ทุ่ม คนที่มาทวง post คนแรก รับของแจกฟรีได้เลย !!

ตอนนี้เป็นตอนต่อจาก The Mask Function : หน้ากากฟังก์ชัน ! มาทายกันนี่คือฟังก์ชันอะไร?? ซึ่งฟังก์ชันทั้ง 4 ตัวได้โชว์ฝีมือในการแข่งขัน แข่ง Lookup ข้อมูลแบบ Multiple Criteria ไปแล้ว ทุกตัวต่างหาผลลัพธ์ได้ถูกต้องคือ ราคา 60 บาทถูกต้องเหมือนกันหมด!

ตัวผมเองก็ตัดสินใจไม่ถูกเหมือนกันว่าจะให้ฟังก์ชันไหนเข้ารอบต่อไปดี เพราะ ณ ขณะที่ผมกำลังเขียนบทความอยู่นี้ มีตัวแทนสาย C ที่มีคะแนนโหวตนำโด่งอยู่ตัวเดียว ส่วนตัวแทนสายอื่นๆ คะแนนเท่ากันหมดเลย

ผมคิดว่าการที่ตัวแทนสาย C ได้รับคะแนนโหวตเยอะมาก เพราะความง่ายและสั้นในการเขียนสูตรนั่นเอง ซึ่งผมจะเคารพการตัดสินใจของเพื่อนๆ ครับ
ดังนั้นตัวแทนสาย C จะเข้ารอบไป โดยที่จะยังไม่ได้เปิดเผยหน้าตาที่แท้จริงว่าคือฟังก์ชันอะไร? 

ส่วนฟังก์ชันอีกอันที่จะเข้ารอบไป ผมขอเลือกเป็นตัวแทนสาย D แล้วกันครับ เนื่องจากความยุ่งยากในการเขียนสูตรที่ยาวมากๆ เรียกได้ว่าเป็นขั้วตรงข้ามกับตัวแทนสาย C โดยสิ้นเชิงเลย

ใบ้เพิ่มเติม

ทั้งตัวแทนสาย C และ D ที่เข้ารอบไปแล้วฝากบอกมาว่า ถึงค่าที่จะ Lookup จะไม่ใช่ตัวเลข ตัวเองก็ไม่กลัวเลย สามารถทำงานได้ สบายหายห่วง!
ต่างจากตัวแทนกลุ่ม A และ B ที่หากจ้อง Lookup ค่าที่เป็นตัวหนังสือกลับมาคงจะลำบากสุดๆ ครับ

ดังนั้นวันนี้ผมจะทำการถอดหน้ากาก ตัวแทนสาย A และ B ซะก่อนครับ !!

ถอดหน้ากากตัวแทนสาย A

ปรากฏว่าตัวแทนสาย A คือฟังก์ชัน SUMIFS ครับ!!

มีหลายคนเดาถูกด้วย แต่หลายคนก็อาจจะงงว่าทำไมฟังก์ชัน SUMIFS ถึงเอามา Lookup ค่าราคาได้ด้วย? มันเป็นฟังก์ชันที่เอาไว้หาผลรวมตามเงื่อนไขไม่ใช่เหรอ?

ใช่ครับ SUMIFS มีหน้าที่หลักคือเอาไว้หาผลรวมตามเงื่อนไขที่กำหนด … แต่ถ้าค่าที่จะ Lookup เป็นตัวเลข การใช้ SUMIFS ก็เป็นอีกวิธีที่เข้าท่ามากๆ ในการทำ Lookup แบบ Multiple Criteria

=SUMIFS(sum_range,criteria_range,criteria,…)

• sum_range คือ range ที่เราจะหาผลรวม ในที่นี้ก็คือ range ที่จะ lookup ค่ามา ซึ่งก็คือ C2:C7 นั่นเอง
• criteria_range1 คือ range ที่จะมีข้อมูลเงื่อนไขตัวแรกอยู่ ซึงคือ product A2:A7
• criteria1 คือ เงื่อนไขตัวแรก ในที่นี้คือ product ข (A10)
• criteria_range2 คือ range ที่จะมีข้อมูลเงื่อนไขตัวแรกอยู่ ซึงคือ Type B2:B7
• criteria2 คือ เงื่อนไขตัวแรก ในที่นี้คือ Type 2 (B10)

ข้อควรระวัง

ถ้ามีค่า Criteria ซ้ำๆ หลายบรรทัด เช่น มี ข 2 หลายอัน การใช้ AVERAGEIFS ก็อาจจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะจะได้ค่าเฉลี่ยกลับไป แทนที่จะได้ผลรวมหากใช้ SUMIFS

SUMIFS : กรณีมี Criteria ซ้ำกันหลายบรรทัด จะได้ (60+60)

AVERAGEIFS : กรณีมี Criteria ซ้ำกันหลายบรรทัด จะได้ (60+60) /2

ถอดหน้ากากตัวแทนสาย B

ปรากฏว่าตัวแทนสาย A คือฟังก์ชัน SUMPRODUCT ครับ!!

มีคนเดาถูกเช่นกัน และหลายคนก็คงจะงงอีกเช่นกัน เพราะปกติ SUMPRODUCT จะเอาไว้คำนวณการจับคู่คูณกันแล้วค่อยหาผลรวมของทุกคู่

เช่นรูปนี้ มันจะเอา (100*60%) + (200* 50%) + (300*40%)

ซึ่งถ้าสังเกตจะเห็นว่า Range สีน้ำเงิน และ Range สีแดง อยู่แยกกันคนละ Argument (Array1 กับ Array2) มันก็เลยจับคู่มาคูณกันแล้วหาผลรวม

แต่กลับมายังโจทย์การแข่งขันของเรา ทั้ง (C2:C7) และ (B2:B7=B10) และ (A2:A7=A10) มันอยู่ Argument Array1  เหมือนกันหมดเลย!!

ซึ่งการเขียนสูตรแบบเอา Range หลายอันบวกลบคูณหารกันนั้น เป็นการเขียนสูตรแบบ Array Formula ซึ่งปกติต้องกดปุ่ม Control+Shift+Enter ถึงจะใช้งานได้ แต่ฟังก์ชัน SUMPRODUCT สามารถทำงานได้เลยโดยกดปุ่ม Enter ธรรมดา

หากลองวิเคราะห์ละเอียดโดยลากแถบดำในสูตร แล้วกด F9 ดูในองค์ประกอบแต่ละส่วนจะได้ดังนี้

=SUMPRODUCT({10;50;20;60;30;70}*({1;2;1;2;1;2}=2)*({“ก”;”ก”;”ข”;”ข”;”ค”;”ค”}=”ข”))

=SUMPRODUCT({10;50;20;60;30;70}*({FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE})*({FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE}))

แปลว่า 10 จับคู่กับ FALSE และ FALSE

50 จับคู่กับ TRUE และ FALSE … ไปเรื่อยๆ

=SUMPRODUCT({10;50;20;60;30;70}*{0;0;0;1;0;0})

=SUMPRODUCT({0;0;0;60;0;0})

=60

โชว์เหนือ Lookup 2 แกน

สูตร SUMPRODUCT ฝากบอกมาว่า ถึงตารางจะพลิกไปเป็นอีกแบบ มันก็ยังทำงานได้นะ (เหมือน Lookup 2 แกน)

ซึ่งสูตรนี้ทำงานได้ เป็นการคูณ Array แบบมิติ 2 ที่มี Range ไม่เท่ากัน นั่นคือ

• A3:A5 มีมิติ 3R x 1C
• B2:C2 มีมิติ 1R x 2C

คูณกัน ได้ผลลัพธ์เป็น Range ที่มีมิติ = 3R x 2C ซึ่งมีมิติเท่ากับ Range ของข้อมูล Price B3:C5 พอดี จึงทำการคูณกันในตอนจบได้ ตามขั้นตอนข้างล่าง

=SUMPRODUCT((B3:C5)*(A3:A5=A10)*(B2:C2=B10))

=SUMPRODUCT({10,50;20,60;30,70}*({“ก”;”ข”;”ค”}=”ข”)*({1,2}=2))

=SUMPRODUCT(({10,50;20,60;30,70})*({FALSE;TRUE;FALSE})*({FALSE,TRUE}))

=SUMPRODUCT(({10,50;20,60;30,70})*{0,0;0,1;0,0})

=SUMPRODUCT({0,0;0,60;0,0})

= 60

ตอนต่อไป

วันศุกร์หน้า พบกับความสามารถของฟังก์ชั่นทั้งสองที่เข้ารอบไป ว่าจะแสดงอะไรเจ๋งๆ ให้พวกเราได้ดูกันครับ

เรื่องพื้นฐานบางเรื่อง เป็นเรื่องง่ายๆ แต่หลายคนก็มองข้ามไป หรือทำไม่เป็นอย่างน่าเสียดาย …

วันนี้ผมเลยจะขอมาแนะนำความรู้เกี่ยวกับการเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม ครับ
มีประเด็นที่น่าสนใจหลายอย่างเลย

รู้หรือไม่ว่า…

• & คือตัวเชื่อมข้อความ เชื่อมข้อความ จากหลายช่องมารวมกันในช่องเดียวกันได้
  • เช่น ในรูป สามารถรวม ชื่อ และนามสกุล เดิมอยู่แยกกันให้รวมกันเป็น Cell เดียวได้
• & ทำให้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลประเภท Text
  • สามารถแปลง Number เป็น Text ได้ด้วย เช่น =100&”” จะทำให้ 100 กลายเป็น Text
• ข้อความใน Cell เราไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูด
  • พิมพ์ไปใน Cell ตรงๆ แล้วอ้างอิงมาใช้ในสูตรด้วย Cell Reference เช่น A1 B2 ได้เลย
• ข้อความในสูตร ต้องพิมพ์อยู่ในเครื่องหมายคำพูด (” “) เพื่อบ่งบอกว่าเรากำลังจะพิมพ์ข้อมูลที่เป็น Text
• แต่ถ้าจะใส่เครื่องหมายคำพูดจริงๆ ให้ใส่ “” ซ้อนลงไปข้างใน เครื่องหมายคำพูด (ที่เป็นตัวบ่งบอกความเป็น Text) อีกที
  • เช่น =““”นี่คือข้อความภายในเครื่องหมายคำพูด“” อันนี้นอกนะ…”
  • จะออกมาเป็น “นี่คือข้อความภายในเครื่องหมายคำพูด” อันนี้นอกนะ…

ใครมีประเด็นที่น่าสนใจเพิ่มเติม ก็ Comment ได้เลยครับ

ตอนนี้เป็นตอนต่อจาก The Mask Function ตอนที่ 2 :  ถอดหน้ากาก ! มาดูกันว่ามันคือฟังก์ชันอะไร !?

ซึ่งฟังก์ชันทีผ่านเข้ารอบคือ ตัวแทนสาย C และ D ซึ่งได้แสดงผลงานในรอบแรกในการแข่ง Lookup ข้อมูลแบบ Multiple Criteria ไปแล้ว ทั้งคู่ต่างหาผลลัพธ์ได้ถูกต้องคือ ราคา 60 บาทถูกต้องเหมือนกันหมด แถมบอกเพิ่มด้วยว่า ถึงค่าที่จะ Lookup จะไม่ใช่ตัวเลข ตัวเองก็ไม่กลัวเลย สามารถทำงานได้ สบายหายห่วง!

การแสดงความสามารถรอบ Final

โจทย์คือ มีช่วงตัวเลขกำกับการให้คะแนนแต่ละเกรดอยู่ แล้วให้ Lookup ค่าเกรดจากคะแนนที่กำหนด แถมต้อง Lookup หลายคะแนนต่อเนื่องกันด้วย

ตัวแทนสาย D ไม่รอช้า รีบแสดงความสามารถเลย เพราะถือว่า “เข้าทางมากๆ”

ต่างกันกับตัวแทนสาย C ซึ่งเจอโจทย์นี้ไปก็เกิดอาการอึดอัดไปซักพักหนึ่ง แต่ในที่สุดก็แสดงความสามารถออกมาจนได้…

Comment จากกรรมการ

ทั้งคู่ก็หาคำตอบมาได้ในที่สุด… แต่ด้วยความยากลำบากที่ต่างกัน

ในรอบแรก ตัวแทนสาย C ดูเหมือนจะได้โจทย์ที่เข้าทางมากๆ เขียนสูตรนิดเดียวก็ได้คำตอบเลย
แต่พอมาถึงในรอบหลังนี้ ดูเหมือนจะไม่ใช่แนวทางของตัวแทนสาย C เอาซะเลย…

กลับกันกับตัวแทนสาย D ซึ่งรอบแรกก็หืดขึ้นคอเหมือนกัน ต้องเขียนสูตรยาวมาก แถมต้องใช้ CHOOSE มาช่วยอีก
แต่พอมารอบนี้อะไรก็เข้าทางไปหมด..

เอ้า! แล้วตอนนี้คุณรู้หรือยังครับว่าตัวแทนสาย C คือใคร และตัวแทนสาย D คือใคร?

ศุกร์หน้า จะมาถอดหน้ากากเฉลยนะครับ!!

แต่ก่อนตอนผมใช้ Excel ใหม่ๆ มีปัญหาอย่างหนึ่งที่ผมหงุดหงิดมาก นั่นคือ ผมต้องการลาก Fill Handle แล้วให้ Excel สร้างตัวอักษร A-Z หรือ ก-ฮ โดยอัตโนมัติ แต่สิ่งที่ Excel ทำให้มันกลับแค่เป็นการ Copy ตัว A หรือ ก ที่ผมพิมพ์ลงมาให้ซะงั้น!

ผมงงมากเลย เพราะขนาด series ที่เป็นตัวเลขดูเหมือนว่าจะยากๆ เช่น 1,4,7,10,… มันยังฉลาดใส่มาให้ได้ แต่ทำไมแค่ A-Z หรือ ก-ฮ ดันไม่ใส่มาให้ฟะ!? ตอนนั้นก็ต้องใช้วิธีพิมพ์เอาเองบ้าง ใช้ฟังก์ชัน CHAR มาช่วยบ้าง ซึ่งก็ไม่ใช่วิธีที่ดีเท่าไหร่

จนผมได้พยายามค้นใน Internet ก็รู้ว่าจริงๆ แล้ว Excel ทำแบบที่ผมต้องการได้ ด้วยการสร้างสิ่งที่เรียกว่า Custom List นั่นเอง

Custom List

Custom List เป็นเครื่องมือที่ช่วยให่เราสามารถสร้าง List รายการแบบที่เรากำหนดได้เอง ซึ่งจะทำให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูล หรือ Sort ข้อมูลตาม List ที่เรากำหนดได้

วิธีการสร้าง Custom List

1. สร้าง List ข้อมูลเตรียมไว้ก่อน
   • ผมสร้าง List A-Z รวมถึง ก-ฮ ไว้ก่อน ด้วยการลากตัวเลขลงมา 255 ตัว แล้วใช้ฟังก์ชัน CHAR ครอบลงไป
     
   • จากนั้นทำการ Copy แล้ว Paste Value เพื่อให้สูตรกลายเป็น Value (ถ้าค้างเป็นสูตรไว้ จะเอาไปใส่ Custom List ไม่ได้)
     
2. เอาไปใส่ใน Custom List
   • ไปที่ Excel Options -> แถบ Advanced -> เลื่อนลงล่างๆ -> Edit Custom Lists…
     
   • ไปที่ช่องข้างๆ ปุ่ม Import แล้วลากครอบพื้นที่ ที่เตรียมตัว A-Z ไว้
     
   • กดปุ่ม Import ก็เสร็จการใส่ List A-Z แล้ว
     
3. ทำแบบเดิมกับ ก-ฮ หรือ List อื่นๆ ที่คุณต้องการ
   

การเรียกใช้ Custom List ที่สร้างไว้แล้ว

ใช้ใน AutoFill

วิธีใช้ Custom List ก็ง่ายแสนง่าย แค่พิมพ์ตัวใดตัวหนึ่งที่อยู่ใน List แล้วลาก Fill Handle ยาวลงมาก็ใช้ได้แล้ว

ใช้ใน Sort

เวลาจะเรียงข้อมูลด้วย Custom List จะมีวิธียุ่งยากเล็กน้อย คือ ให้เราเลือก Sort แบบ Custom Sort (หรือไปที่ Ribbon [Data] => Sort ก็ได้)

จากนั้นตรง Order ให้เลือก Custom List… แล้วเลือก List ที่ต้องการ จากนั้นกด OK

จากนั้น Excel ก็จะเรียงข้อมูลตาม List ที่เราต้องการครับ

ก่อนจากลา…

ก็จบแล้วนะครับกับบทความเรื่อง Custom List นี้ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ นะครับ เพราะถ้าใครรู้เทคนิคนี้ ก็สามารถเลิกพิมพ์ List อะไรซ้ำๆ ไปอีกตลอดชีวิต อย่าง A-Z เนี่ย ผมใช้บ่อยมากๆ เลย ลดเวลาไปได้มากครับ

แต่มันจะเจ๋งกว่านี้อีก ถ้าเรามี Custom List อื่นๆ เตรียมไว้ด้วย ดังนั้นถ้าใครมี Custom List เจ๋งๆ ก็แชร์กันมาได้นะครับ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ คนอื่นด้วย ^^

จากที่ผมได้มีการ Post แนะนำ Power Query ไปในเพจ ว่ามันเป็นสุดยอดเครื่องมือที่หลายคนยังไม่รู้จัก ช่วยให้เราสามารถ Map ข้อมูลได้ “ง่ายและเร็ว” นั่นคือ ช่วยเอาข้อมูลจากตารางอ้างอิงกลับมา โดยไม่ต้องง้อฟังก์ชัน VLOOKUP อีกต่อไป !!

ปรากฏว่ามีคนให้ความสนใจเป็นจำนวนมาก ดังนั้นผมจึงคิดว่าจะเขียนบทความแนะนำ Power Query เบืองต้นให้ทุกคนได้อ่านกันครับ ซึ่งเครื่องมือนี้ใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2010 Service Pack1 ขึ้นไปครับ

สำหรับบทความนี้ เราจะมาเริ่มกันที่การปลุก Power Query ให้ตื่นขึ้นมาก่อน เพื่อที่ทุกคนจะได้ใช้งานมันได้ในตอนต่อๆ ไปครับ

คุณมี Power Query แล้วหรือยัง?

• สำหรับคนที่ใช้ Excel Version 2016 ขึ้นไป (หรือใช้ Office 365) จะมี Power Query แฝงมาให้อยู่แล้วใน Ribbon ส่วนของ Data  ดังนั้นไม่ต้องอ่านบทความนี้แล้วครับ
  
• ส่วนคนที่ใช้ Excel Version ต่ำกว่า 2016 หากดูที่ Ribbon แล้วมีคำว่า Power Query อยู่ ก็แสดงว่าใช้งานได้แล้ว ไม่ต้องอ่านบทความนี้ครับ
  
• ส่วนคนที่ยังหา Ribbon Power Query ไม่เจอ แสดงว่ายังไม่ได้ทำการ Install Power Query ครับ นี่แหละคือสาเหตุที่หลายคน Comment ว่าไม่เคยได้ยินเครื่องมือนี้มาก่อนเลย ก็เพราะมันไม่ได้ Install มาด้วยแต่แรกนั่นเอง 555  ดังนั้นให้ทำตามบทความข้างล่างนี้ เพื่อ Install Power Query ครับ

ต้องมี Excel 2010 Service Pack 1 ขึ้นไปก่อน

อย่างที่บอกไปว่า PowerQuery ใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2010 Service Pack1 ขึ้นไป ดังนั้นให้ดูก่อนว่า Excel ของเราเป็น Version อะไรครับ โดยให้ไปดูที่ 1.File -> 2.Help -> 3. ดูว่า Version อะไร

4. จะเขียนว่าเป็น Excel แบบ 32 Bit หรือ 64 Bit ให้จำไว้ด้วย !!!!
(ถ้าเป็น Excel 2013 จะอยู่ใน File -> Account -> ล่างๆ ลองดูตามเว็บนี้ได้ )

และถ้าเห็นว่าเป็น Excel 2010 ให้ดูต่อไปอีกครับ

ให้คลิ๊กต่อที่ 5. Additional Version and Copyright Information

จะเห็นข้อความว่าเป็น Microsoft Excel 2010 แบบไหน ซึ่งต้องมีคำว่า SP1 SP2 (ขึ้นไป) (SP = Service Pack) อะไรพวกนี้ ถึงจะลง Power Query ต่อได้ แต่ถ้ามีแค่คำว่า Excel 2010 เฉยๆ แสดงว่าต้องไป Download Office 2010 Service Pack ก่อนครับ

สมมติว่าคุณมี Excel 2010 Service Pack 1 ขึ้นไปแล้ว คราวนี้ก็ไปหา Power Query มาลงได้แล้ว

วิธี Install Power Query

ก่อนอื่นให้ปิด Excel ทั้งหมดไปก่อน

จากนั้นให้ไปที่ https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379 หรือ  Search Google ด้วยคำว่า “download power query” แล้วคลิ๊ก Link แรก

จากนั้นคลิ๊กคำว่า Download ได้เลย

เลือก Download ว่าจะเอา 32-bit หรือ 64-bit ตามที่ดูใน Step ข้างบน แล้วกด Next โลด

พอโหลดมาแล้วก็ Double Click เลย แล้วกด Run

พอเจอหน้าจอข้างบนก็กด Next , Accept, Next รัวๆ เลย (ถ้าไม่ขึ้นแบบข้างบน แสดงว่าโหลดมาผิด Version)

พอ Install เสร็จ ก็ลองเปิด Excel ขึ้นมาใหม่ คราวนี้ก็จะมี Ribbon Power Query โผล่มาแล้วครับ!!

ถ้ามันไม่ขึ้นมา???

ให้ลองไปที่ File -> Options -> Add-ins –> Com Add in ->Go -> ติ๊ก Microsoft Power Query ครับ

ใครลองทำตามนี้แล้วยังไม่ได้ ก็ Post Comment ไว้ได้ครับ เดี๋ยวมาดูให้

เดี๋ยวตอนต่อไปเราจะมาลองใช้งาน Power Query กันแล้วครับ เตรียมตัวให้ดีละกัน!!

หลังจาก ตอนที่แล้วผมได้แนะนำวิธีการติดตั้ง Power Query ไปแล้ว วันนี้ผมจะมาแนะนำ มหากาพย์การใช้งาน Power Query ตั้งแต่ต้นจนจบให้พวกเราได้รู้จักกันครับ

แต่ก่อนจะบอก Steps การทำงานทั้งหมด ผมต้องแนะนำให้พอรู้จักลักษณะการทำงานของ Power Query กันซักหน่อย ว่ามันทำงานประมาณไหน จะได้นึกภาพออก

ลักษณะการทำงานของ Power Query

ผมคิดว่า Power Query เป็นเหมือนเครื่องมือมหัศจรรย์ ที่สามารถ รวบรวม&เชื่อมต่อกับข้อมูลได้หลายที่ หลายชนิด แล้วนำข้อมูลแต่ละอันมาคัดกรอง & ดัดแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม รวมถึงผสมข้อมูลหลายก้อนเข้าด้วยกันได้ ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายจะออกมาเป็นตารางให้เราสามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเอาไปใช้ใน PivotTable ทำกราฟ หรือจะเอาไปเขียนสูตรใน Excel ต่อก็ย่อมได้

หรือถ้าจะให้นิยามแบบสั้นๆ ผมขอบอกว่า Power Query คือ เครื่องมือรวบรวมและดัดแปลงข้อมูล นั่นเอง

ประเด็นที่สำคัญที่สุดเลย คือ มันเก่งมาก แต่ใช้งานไม่ยากเลย! ดังนั้นอย่ารอช้า เรามาเรียนรู้วิธีการใช้งาน Power Query กันเลยดีกว่า!

Steps การใช้งาน Power Query เบื้องต้น

จากคำบรรยายลักษณะการทำงานของ Power Query ผมก็ขอแบ่งออกมาเป็นขั้นตอนดังนี้

1.รวบรวม & เชื่อมต่อข้อมูล

สิ่งที่ยุ่งยากที่สุดของ Power Query ก็คือขั้นตอนรวบรวมเชื่อมต่อข้อมูลนี่แหละครับ ยิ่งถ้ามีหลายไฟล์ หลายแหล่งข้อมูลอาจต้องทำการเชื่อมต่อหลายทีหน่อย ดังนั้นขั้นนี้ให้อดทนนิดนึงนะครับ (จริงๆ มีวิธีเชื่อมทั้ง Folder ทีเดียวด้วยแต่ว่ายากเกินไปที่จะสอนตอนนี้ครับ ^^)

สมมติผมมีข้อมูลอยู่ 3 ที่ คือ 1. ในไฟล์ Txt 2.ในไฟล์ Excel ที่จะทำ PowerQuery เอง 3.ในไฟล์ Excel อื่น โดยให้โหลดไฟล์ที่นี่

ก่อนอื่นให้เปิดไฟล์ที่จะทำ Power Query ซะก่อน (ชื่อไฟล์ PowerQuery-Basic.xlsx)

วิธีเชื่อมต่อข้อมูลก็ง่ายมาก  ไปที่ Ribbon Power Query แล้วมันจะมีให้เลือกว่าจะเอาข้อมูลจากไหน?

ปกติที่ใช้บ่อยๆ ก็จะมีจาก

• From File = เอาจากไฟล์อื่น เช่น TXT, CSV, ไฟล์ Excel เอง รวมถึงเอามาทั้ง Folder ได้ด้วย
• From Database = เอาจากไฟล์ Access
• From Table/Range = เอาจาก Table หรือ Range ที่อยู่ในไฟล์เดียวกันนี้

เช่นไฟล์ data1.txt ผมก็ต้องเลือก From File -> TXT/CSV -> เลือกไฟล์ที่ต้องการ

ซึ่งตรง Load จะมีลูกศรให้เลือกว่า จะ Load เฉยๆ หรือ Load to และปุ่มข้างๆ มีคำว่า Edit ซึ่งแต่ละอันมีความหมายดังนี้

• Load = จะถูกสร้างเป็น Table ในไฟล์ Excel ที่เรากำลังเปิด
• Load to = จะมี Option ให้เลือกต่อว่า จะสร้างเป็น Table หรือ จะแค่สร้างการเชื่อมต่อเฉยๆ (Create Connection Only)
• Edit = จะสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลก่อนที่จะดึงข้อมูลมาใช้ เช่น แก้ชื่อตาราง, Sort/Filter, เพิ่มคอลัมน์คำนวณ, และอีกมากมาย…  (ซึ่งทั้งหมดนี้เราดึงข้อมูลมาใช้ก่อนแล้ว Edit ทีหลังก็ได้)

ในที่นี้ผมขอเลือก Load to แล้วติ๊ก Only Create Connection ดีกว่า ไฟล์จะได้ไม่ใหญ่ด้วย

เมื่อกด Load ก็จะมีหน้าต่างบอกว่า มีการเชื่อมต่อกับข้อมูล Data1 แล้ว

ผมทำแบบเดียวกันกับ Data2.xlsx โดยเลือกFrom File -> Excel คราวนี้มันจะบอกว่าเจอข้อมูล 2 ชีท

เราสามารถเลือกแบบ Multiple พร้อมกันได้เลย

ในที่นี้ผม Load to แบบ Only Create Connection เหมือนเดิม จได้ว่ามีการเชื่อมต่อ 3 อันแล้ว

สุดท้ายเอาข้อมูลจากไฟล์ตัวเอง สามารถกดปุ่ม From Table/Range ได้ แต่ผมแนะนำว่าถ้ายังไม่ได้เปลี่ยนข้อมูลให้เป็น Table ให้เราทำการแปลงเป็น Table ซะก่อน โดยการคลิ๊กที่ข้อมูลแล้วกด Ctrl+T

เดิม

กด Ctrl+T เพื่อแปลงเป็น Table แล้วตั้งชื่อตามใจชอบ

จากนั้น ขณะที่เลือก Table อยู่ ให้กดปุ่มที่ Tab Power Query ว่าเราจะเชื่อมต่อข้อมูลกับ Table

มันจะขึ้นหน้าต่าง Query Editor มาให้โดยอัตโนมัติ (หน้าต่างเดียวกันกับที่เวลาเรากด Edit นั่นแหละ) ในที่นี้ผมจะ Close & Load to เพื่อ Only Create Connection เหมือนเดิม

คราวนี้เราก็สร้าง Connection ครบทุกอันแล้ว!!

2.คัดกรอง & ดัดแปลง

ถ้าข้อมูลแต่ละอันไม่ค่อยสมบูรณ์ เช่น มีข้อมูลซ้ำ ข้อมูลขยะ เราสามารถทำการ Edit Query เพื่อคัดกรอง / group ข้อมูลก่อนจะผสมข้อมูลเข้าด้วยกันได้ (ถ้าเราไม่กำจัดการซ้ำก่อน เวลา Map ข้อมูลแล้วมันอาจจทำให้ข้อมูลเบิ้ลเข้าไปอีก)

วิธีการทำคือ คลิ๊กขวาที่ Query ที่ต้องการแล้วกด Edit ได้เลย

แต่ในที่นี้ข้อมูลของผม ok แล้ว เลยไม่ต้องมีการแก้ไขอะไรครับ เราข้ามขั้นตอนนี้ไปได้เลยครับ ^^

3. ผสมข้อมูล (Combine โดย Merge/Append)

ขั้นต่อไปเราจะทำการเชื่อมข้อมูลเข้าด้วยกันแล้ว ซึ่งจะมีให้เลือก 2 โหมด คือ

• Merge = เอาข้อมูลมา Map กัน แบบเดียวกับ VLOOKUP (เพิ่มคอลัมน์)
• Append = เอาข้อมูลหลายตารางมาต่อท้ายกันไปเรื่อยๆ (เพิ่มจำนวนบรรทัด)

ในที่นี้ผมจะ Map ข้อมูลจากตารางอ้างอิง เลยต้องใช้การ Merge นั่นเอง ซึ่งพอกดเข้าไปแล้ว มันจะถามว่าจะเอาอะไรมา Merge กับอะไร?

• (1) เอาเอาตารางหลัก (data1) ไว้ข้างบน <= คล้ายๆ Lookup_Value ใน VLOOKUP
• (2) ตารางอ้างอิง (Customer Country) ไว้อันล่าง  <= คล้ายๆ Table_Array ใน VLOOKUP
• (3) และ (4) เลือกคอลัมน์ที่เป็นตัวเชื่อมกัน
• (5) เลือกวิธีการเชื่อม <= แบบแรก คือ จะเหมือน VLOOKUP นั่นคือ เอาอันบนทุกอัน และเอาอันล่างเท่าที่ Map เจอ

หลังจากกด Load จะขึ้นหน้าจอ Query Editor มาให้อีกแล้ว แต่คราวนี้จะเห็นว่ามีคอลัมน์ใหม่ เขียนว่า NewColumn แล้วมีค่าเป็น มาให้ด้วย แปลกดีมั้ย?? ความหมายมันคือเป็นคอลัมน์ที่มาจากการ Map ซึ่งเราต้องทำการกดตาม Step ข้างล่าง เพื่อเลือกว่าจะเอาคอลัมน์ไหนมาแสดงบ้าง?

• (1) แตกคอลัมน์
• (2) เลือกคอลัมน์ที่ต้องการแสดง
• (3) ถ้าจะให้เอาชื่อคอลัมน์แบบไม่มี prefix ให้ติ๊กออก

พอกด Ok ก็จะเห็นว่ามีคอลัมน์เพิ่มมาแล้ว และจะเห็นว่ามี Applied Step ด้านขวา เพิ่มมาด้วย

จากนั้นให้เราทำการ Merge กับตารางที่เหลือให้ครบ โดยไปที่คำสั่ง Merge Query

แล้วเชื่อมข้อมูลให้ครบ

พอเสร็จแล้วสามารถกดปุ่ม Close & Load ได้เลย คราวนี้เราอยากจะสร้าง Table ผลลัพธ์สุดท้ายแล้ว

4. แก้ไขรายละเอียด / เขียนสูตร / แก้ลำดับการทำงาน

สมมติว่า คุณลืมอะไรบางอย่างไป หรือทำอะไรผิด ก็สามารถเข้าไปแก้ Query เดิมได้ โดยคลิ๊กขวาที่ Query ที่ต้องการแล้วกด Edit ได้เลยครับ

เวลากดเข้าไปแล้ว จะสังเกตเห็นข้อมูล และ Applied Step ซึ่งคือขั้นตอนที่มันบันทึกไว้ว่ามันทำอะไรกับข้อมูลบ้าง ซึ่งเราสามารถแก้ไข ลบ สลับลำดับ action เหล่านี้ได้

เวลาเราทำ action อะไรเพิ่มเติมมันก็จะบันทึกต่อไปเรื่อยๆ (จริงๆ เราสามารถแทรก Step การทำงานก็ได้ โดยไปเลือก Step ที่ต้องการจะแทรก แล้วค่อยทำ action)

Tips : ตัวอย่าง Action ที่ทำบ่อยๆ

เพิ่มคอลัมน์ใหม่

ผมจะเพิ่มคอลัมน์ยอดขาย ก็ไปกดที่ Add Column -> Add Custom Column

แล้วตั้งชื่อ Field ใหม่ จากนั้นพิมพ์สูตรที่ต้องการลงไป (คลิํกที่ชื่อ Field ที่มีให้เลือกได้ คล้ายๆ กับ Calculated Field ของ PivotTable)

Tips : จริงๆ แล้วสูตรที่เขียนใน Custom Column นี้เป็น ภาษาของ Power Query เอง เรียกว่า Power Query Formula Language หรือ ภาษา M (M Language) ซึ่งถ้าจะเอาให้ลึกซึ้งก็ต้องศึกษากันขนานใหญ่เลย แต่ไม่ต้องห่วงไป เราสามารถเขียนสูตรง่ายๆ อย่างบวก ลบ คูณ หาร ได้เช่นเดียวกับ Excel อยู่แล้ว

Tips2 : นอกจากที่ Custom Column แล้ว ภาษา M ยังสามารถเขียนอยู่ในตัวตาราง Query ได้ด้วยนะ แต่ยาก เอาไว้ทีหลังแล้วกันครับ ^^”

มันก็จะมี Step เพิ่มขึ้นมา

ลบคอลัมน์

ผมจะตัดคอลัมน์บางอันทิ้ง ก็เลือกคอลัมน์ที่จะไม่เอา เช่น ราคาต่อชิ้น (ผมไม่ใช้แล้ว) แล้วกดปุ่ม Del บน Keyboard ได้เลย

สังเกตว่า คอลัมน์ยอดขาย (=จำนวน*ราคาต่อชิ้น) ที่สร้างขึ้นมาใหม่ ก็ยังใช้งานได้อยู่ แม้ว่าเราจะลบคอลัมน์ ราคาต่อชิ้น ออกไปแล้วก็ตาม

เปลี่ยนชื่อคอลัมน์

ให้ดับเบิ้ลคลิ๊กที่ชื่อคอลัมน์ตรงหัวตาราง แล้วแก้ไขได้เลย

เปลี่ยนประเภทข้อมูล

คลิ๊กขวาที่คอลัมน์ที่ต้องการ แล้วเลือก Change Type ได้เลย

ถ้าทำแล้ว Error แสดงว่ามันมองปฏิทินผิดแบบ

ให้ไปที่ Change Type -> Using Locale… แทน แล้วเลือกเป็น Date / English (UK) แล้วกด Enter

จะเห็นว่ามันยังคง Error อยู่ เป้นเพราะว่ามัน Error มาตั้งแต่ Step ก่อนหน้า

ดังนั้นเราต้องลบ Step ก่อนหน้าทิ้งซะ โดย Click ขวาที่ Step ก่อนหน้า แล้วกด Delete

จะเห็นว่าข้อมูลไม่ Error แล้ว และสามารถ Filter แบบ Date ได้

Filter ข้อมูล

จะ Filter ข้อมูลได้ดี จะต้องเปลี่ยนประเภทข้อมูลให้ถูกต้องซะก่อน เช่น ถ้าไม่ใช่วันที่ ก็จะไม่มี Date Filter ให้เลือก เป็นต้น

Split Column

เราสามารถ Split คอลัมน์ได้ 2 แบบ เช่นเดียวกับเครื่องมือ Text to Column นั่นคือ แบ่งแบบใช้ตัวคั่น (delimiter) กับแบบมีจำนวนอักขระชัดเจน ( number of character)

แล้วมันจะมี Option ต่ออีก ว่าจะแยกแค่ตัวแรก ตัวหลัง หรือทุกตัว ผมจะแยกคำนำหน้าชื่อ ก็เลยเอาแค่ตัวแรก

ถ้าทำทุกอย่างเสร็จหมดแล้ว เราก็กด Close & Load ได้เลยครับ

5. นำไปใช้งานต่อใน Excel

ผลลัพธ์ที่ออกมาจากการ Load จะเป็น Table ที่เอาไปใช้งานต่อได้ เช่น เอาไปวิเคราะห์ต่อใน PivotTable

แต่มันมันเจ๋งคือ Table นี้ยังคง Link Connection กับข้อมูลต้นทางอยู่ แปลว่าหากข้อมูลต้นทางเปลี่ยนไป เราแค่ Refresh เจ้า Query นี้ และ Refresh PivotTable อีกที รายงานของเราก็จะเสร็จเลยทันที!!

ใครมีคำถาม…

อ่านจบแล้ว ใครสงสัยอะไรตรงไหน หรือว่าการทำงานจริงอยากรู้อะไรเป็นพิเศษ สามารถ Comment ถามไว้ในนี้ หรือจะ inbox ถามใน Facebook ก็ได้ครับ ตรงไหนมีคนสงสัยเยอะๆ ผมจะได้อธิบายละเอียดให้อีกทีครับ ^^

ใครอ่านแล้วคิดว่ามีประโยชน์ก็อย่าลืมแชร์ให้คนอื่นรู้ด้วยนะครับ ยิ่งคนรู้เยอะเรายิ่งสบายครับ จะได้ช่วยกันลดงานถึกๆ ไปได้นะ ^^

คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม

ถ้าเคย ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อยย

หลักการทำงานของ Flash Fill

หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น)

Step การทำงานของ Flash Fill

1. เตรียมข้อมูลดิบและคอลัมน์ผลลัพธ์

สมมติคุณมีข้อมูลแบบนี้ และคอลัมน์สีเหลืองคือสิ่งที่คุณต้องทำเพิ่ม

2. ใส่ตัวอย่างสอน Excel

คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการไปก่อนซัก 1-2 บรรทัด เพื่อทำการสอน Excel ให้รู้ว่าอยากได้อะไร (ลองบรรทัดเดียวก่อนก็ได้)

3. ใช้ Flash Fill

ให้คลิ๊กที่ช่องที่เราสอน (หรือจะคลิ๊กช่องข้างใต้ก็ได้) แล้วกด Ctrl+E ทีละช่อง (ทีละคอลัมน์)

ถ้ามันโวยวายแบบนี้ แสดงว่ามันงง ให้เราสอนเพิ่มอีกบรรทัดนึง แล้วกด Ctrl+E คราวนี้น่าจะได้แล้ว

กด Ctrl+E ทีละคอลัมน์

กด Ctrl+E ทีละคอลัมน์

สังเกตว่าผลลัพธ์ที่ได้ มันเลียนแบบได้ดีทีเดียว แม้กระทั่ง การ Extract ข้อความ การเติมข้อความ เติมสัญลักษณ์ . และ @ หรือแม้กระทั่งเรื่องตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่มันก็จัดการให้ได้นะครับ

ถ้ามันเติมให้ผิดล่ะ?

ถ้ามันให้ผลลัพธ์ผิด ก็ต้องสอนเพิ่มไปอีกซักบรรทัดนึง มันน่าจะฉลาดขึ้นครับ

โห! มันฉลาดจัง แล้วแบบนี้จะเขียนสูตรให้ยากทำไม?

จริงครับ ที่ Flash Fill นั้นฉลาดมาก แต่มันก็มีข้อเสียที่สำคัญคือ ถ้าข้อมูลเปลี่ยน หรือมีข้อมูลใหม่มา ผลลัพธ์มันไม่เปลี่ยนตาม (เพราะเป็นการ Stamp ค่าคงที่ลงไปแล้ว ไม่ใช่สูตร) นอกจากนี้ กรณีที่ผลลัพธ์มันซับซ้อนมากขึ้น Flash Fill มันก็อาจจะดูไม่ออกอยู่ดี ดังนั้นการเขียนสูตรยังไงก็ยังเป็นเรื่องที่จำเป็นครับ

อ่อ! อย่าลืมว่า Flash Fill ใช้ได้แค่ Excel 2013 ขึ้นไปเท่านั้นนะครับ ดังนั้นถ้าใครยังใช้ Excel Version เก่าก็ใช้ความสามารถนี้ไม่ได้หรอกนะครับ

คุณใช้ Flash Fill ทำอะไรเจ๋งๆ บ้าง?

ใครใช้ Flash Fill ทำอะไรเจ๋งๆ ได้ มาแชร์ความรู้กันได้นะครับ อยากเห็นตัวอย่างการใช้ Flash Fill เจ๋งๆ ของเพื่อนๆ จังครับ

ใครนึกไม่ออก ลองดูรูปพวกนี้เป็นไอเดียได้ครับ

ตัวอย่างอื่นๆ

ใส่ตัวคั่นตัวเลข

ดึงวันเดือนปี

มีแฟนเพจถามผมว่า เราสามารถใส่รูปภาพเข้าไปใน Comment ได้หรือไม่? ผมเลยขอตอบด้วยบทความนี้ครับ

สมมติเราอยากใส่ Comment เป็นรูปภาพ ให้กับ Cell ที่ต้องการ ก็จะมีวิธีการดังนี้

1. คลิ๊กขวา กด Insert Comment ตามปกติ
   
2. คลิ๊กขวาที่ Comment เลือก Format Comment แล้วกดตามรูป จนไปเจอ Fill Effect…
   
3. เลือกที่ Picture แล้ว Browse รูปที่เรามี
   
4. กด Ok ไปเรื่อยๆ ก็จะได้รูปมาเป็นฉากหลังให้กับ Comment แล้ว (ซึ่งเราพิมพ์ข้อความทับได้)